Office Secretary
Pubblicato il 31-07-2026 - Medici Senza Frontiere Italia in Roma
Panoramica:
**Medici Senza Frontiere (MSF)** è un’organizzazione medico-umanitaria indipendente, fondata nel 1971 da un gruppo di medici e giornalisti. MSF presta la sua opera di soccorso in tutto il mondo, alle popolazioni colpite da conflitti, epidemie, catastrofi naturali o escluse dall’assistenza sanitaria. Al momento ci sono progetti in corso in quasi 80 Paesi. MSF è un movimento internazionale formato da 6 Centri Operativi e 24 sezioni ed uffici in tutto il mondo. **MSF Italia** è una Onlus nel campo medico e umanitario e rappresenta la sezione italiana di Médecins Sans Frontières. **L’Office Secretary** assicura supporto per le attività amministrative e organizzative delle sedi, gestisce le relazioni con interlocutori e fornitori esterni e fornisce assistenza ai dipartimenti/settori per le attività di propria competenza. Responsabilità:
Attività di segreteria
- Accoglienza visitatori e gestione del centralino telefonico: front desk per l’ufficio di Roma, gestione della linea telefonica in particolare per dare informazioni generali su MSF con competenza e professionalità, supportando i dipartimenti, in special modo il dipartimento Raccolta Fondi in relazione ai donatori.
- Protocollo, archiviazione e gestione della corrispondenza (cartacea e digitale): curare lo smistamento della posta in entrata e uscita, avvisando in particolare i referenti in caso di arrivo di raccomandate e pacchi.
- Curare la gestione dei corrieri sia in entrata (Roma) che in uscita (Roma e Milano), del servizio di pony e del servizio di raccomandate,
incluse le spedizioni verso il magazzino esterno DHL Fiumicino (inventario, consegne etc).
- Favorire la circolazione di documenti e messaggi: smistamento messaggi ricevuti via mail all’indirizzo della segreteria.
- Gestire i rapporti con agenzia di viaggi e fornitori esterni, specialmente per esigenze particolari (es. viaggi di gruppo, scioperi ecc) legate all’organizzazione di riunioni plenarie, appuntamenti, trasferte speciali (es. primo giorno in sede dei new joiners)
- Supporto alla gestione amministrativa: inserimento dati e aggiornamento anagrafiche (risorse uscenti, new joiners, ecc) sui sistemi in uso all’organizzazione (sito agenzia esterna di viaggi, all staff meetings, ecc).
- Supporto alla consegna e ritiro di card buoni pasto e badge su indicazione delle strutture competenti.
- Invio mensile richieste OSP (occupazione suolo pubblico) ai comuni/enti indicati dall’area Face to Face.
- Supporto diretto per il buon funzionamento delle sedi, inclusa la gestione degli ordini di materiali di consumo per gli uffici.
- Monitoraggio e gestione degli ordini dei materiali di cancelleria per tutte le sedi.
- Focal point per le esigenze relative alla sede di Milano.
- Gestione accesso degli ospiti e personale MSF nelle sedi.
- Assistenza alla preparazione di documenti dedicati a tutto lo staff (es. presentazioni, comunicazioni, mural) per eventi speciali, grandi meeting, plenarie e istruzioni operative. Attività di “reception” nella sede di Roma
- Curare l’accoglienza e il ricevimento ospiti fornendo all’occorrenza il materiale informativo di MSF.
- Disponibilità extra-orario in caso di eventi con ospiti esterni.
- Disponibilità a trasferte occasionali, in particolare verso la sede di Milano in caso di eventi (es. Major donors).
- Supportare i dipartimenti in caso di richiesta catering, preparazione sale e spazi ufficio in coordinamento con il General Office. Qualifiche:
**Requisiti Essenziali**
- Conoscenza della lingua inglese (livello minimo B1)
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office
- Esperienza nell’uso di un centralino telefonico
- Capacità organizzative, relazionali e comunicative
- Riservatezza, precisione e capacità di gestione delle priorità
- Flessibilità comportamentale
- Pianificazione e Organizzazione **Requisiti Preferenziali**
- Conoscenza della lingua francese
- Conoscenza di software gestionali
- Conoscenza terzo settore
- Esperienza come receptionist in altri ETS **CONDIZIONI** Contratto: 12 mesi con potenziale trasformazione a tempo indeterminato secondo le esigenze dell'organizzazione. Tempo parziale 75%, IV Livello del CCNL del Commercio. Data d'inizio: Luglio 2025. Sede di lavoro: Presso l'ufficio di Roma.