Business Operations Specialist

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Descrizione del ruolo

Viesel Business Services Italia SRL offre servizi di supporto amministrativo, coordinamento operativo, gestione documentale, assistenza ai clienti e ottimizzazione dei processi aziendali per imprese e professionisti.

Siamo alla ricerca di un Business Operations Specialist, o Specialista delle Operazioni Aziendali, organizzato, analitico e orientato ai risultati, che supporti il corretto svolgimento delle attività operative quotidiane.

La persona selezionata coordinerà richieste interne, documenti, scadenze, fornitori, clienti e attività amministrative. Collaborerà con i team commerciali, finanziari e di servizio per assicurare che le informazioni siano accurate, le attività vengano completate nei tempi previsti e i processi aziendali funzionino in modo efficiente.

Questa posizione di livello intermedio è adatta a candidati con esperienza nelle operazioni aziendali, nell’amministrazione, nel supporto ai progetti, nella gestione dei clienti o nel coordinamento di servizi professionali.

Responsabilità principali

- Coordinamento operativo: Supportare l’organizzazione e il monitoraggio delle attività aziendali quotidiane.
- Gestione delle richieste: Registrare, assegnare e seguire richieste provenienti da clienti, fornitori e team interni.
- Controllo delle scadenze: Monitorare attività aperte, documenti mancanti e impegni programmati.
- Gestione documentale: Preparare, verificare, archiviare e aggiornare documenti amministrativi e operativi.
- Aggiornamento dei sistemi: Mantenere accurati dati, note, attività e informazioni nei sistemi gestionali e nel CRM.
- Supporto ai clienti: Rispondere a richieste operative e fornire aggiornamenti chiari sullo stato delle attività.
- Coordinamento dei fornitori:



Gestire comunicazioni, ordini, conferme e documentazione relativa ai fornitori.
- Supporto commerciale: Collaborare alla preparazione di preventivi, proposte, ordini e documenti per i clienti.
- Supporto alla fatturazione: Verificare dati, documenti e informazioni necessari per l’emissione delle fatture.
- Preparazione dei report: Elaborare riepiloghi su attività, tempi di gestione, richieste e indicatori operativi.
- Organizzazione delle riunioni: Pianificare incontri, preparare materiali e registrare azioni e decisioni.
- Controllo della qualità: Verificare completezza, accuratezza e coerenza delle informazioni.
- Gestione delle problematiche: Identificare ritardi, anomalie e ostacoli e collaborare alla loro risoluzione.
- Coordinamento tra i reparti: Facilitare il passaggio delle informazioni tra amministrazione, vendite e assistenza.
- Supporto ai progetti: Monitorare attività, responsabilità e scadenze dei progetti assegnati.
- Miglioramento continuo: Proporre soluzioni per semplificare procedure e ridurre errori o attività ripetitive.

Requisiti richiesti

- Almeno 2 anni di esperienza nelle operazioni aziendali, nell’amministrazione o in un ruolo correlato.
- Esperienza nella gestione di documenti, richieste, scadenze e attività operative.
- Buona conoscenza dei principali processi amministrativi e organizzativi.




- Ottima capacità di utilizzare Microsoft Office o strumenti equivalenti.
- Familiarità con CRM, sistemi gestionali o piattaforme di project management.
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
- Robusto attenzione ai dettagli e accuratezza nell’inserimento dei dati.
- Capacità di preparare report, riepiloghi e documenti professionali.
- Buona conoscenza della lingua italiana scritta e parlata.
- Buona conoscenza professionale della lingua inglese.
- Capacità di comunicare con clienti, fornitori e colleghi.
- Capacità di lavorare autonomamente e all’interno di un team.
- Approccio proattivo e orientato alla risoluzione dei problemi.
- Affidabilità, riservatezza e rispetto delle procedure aziendali.

Qualifiche preferenziali

- Diploma o laurea in Economia, Amministrazione, Gestione Aziendale o disciplina correlata.
- Esperienza presso società di servizi, consulenza o supporto amministrativo.
- Familiarità con Salesforce, HubSpot, Zoho, SAP o sistemi equivalenti.
- Esperienza nella gestione di ordini, preventivi e documentazione commerciale.
- Conoscenza di base dei processi di fatturazione e contabilità.
- Esperienza nel coordinamento di fornitori e partner esterni.
- Familiarità con strumenti come Microsoft Teams, Google Workspace, Asana o Trello.
- Conoscenza di procedure di controllo documentale e qualità.
- Esperienza nella preparazione di indicatori operativi e dashboard.
- Capacità di analizzare processi e individuare opportunità di miglioramento.
- Conoscenza di una terza lingua.
- Esperienza in ambienti con clienti o team internazionali.

Retribuzione: €27.000,00 - €38.000,00 all'anno Sede di lavoro: Di persona

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