Executive Assistant

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Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.
La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.
Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).
Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.
Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.
Supervisione e smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.
Accoglienza competente di clienti,



ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.
Prenotazione e allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).
della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio.
Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.
Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering.
Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali.
Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding.
Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (

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