Executive Assistant / Business Operations Assistant

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IQM Selezione, società di head?hunting con 20 anni di esperienza, accompagna aziende e professionisti nel settore B2B. Per la nostra azienda operante nel commercio B2B, cerchiamo un/a Executive Assistant con forte orientamento operativo.
Requisiti Diploma o laurea, preferibilmente in ambiti economico, gestionale, logistico, giuridico o affini
Esperienza significativa (anche breve) in ruoli di Executive Assistant, Assistente di Direzione, Office Manager, Project Coordinator, Operations Assistant o ruoli analoghi a supporto di imprenditori, CEO o Direzione Generale
Preferibile provenienza da contesti imprenditoriali, PMI strutturate, gruppi societari, aziende di logistica/trasporti, servizi, consulenza, trading, distribuzione o realtà altamente operative
Ottime capacità organizzative: pianificazione, gestione delle priorità, monitoraggio delle scadenze e follow?up costante delle attività
Approccio proattivo, autonomia operativa e capacità di individuare problemi e opportunità da riportare tempestivamente alla Direzione con soluzioni concrete
Mentalità imprenditoriale, senso di responsabilità e attitudine a portare le attività fino alla chiusura, evitando un mero approccio esecutivo
Elevata precisione, meticolosità, affidabilità e capacità di mantenere ordine e controllo anche in contesti complessi e veloci
Buona resilienza, solidità personale e capacità di lavorare con una Direzione operativa ed esigente
Intelligenza relazionale, tatto e equilibrio comunicativo; attitudine a sollecitare, ricordare e presidiare le attività con fermezza e sensibilità verso tempi e priorità della Direzione




Capacità di sintesi e chiarezza espositiva per rappresentare problemi, avanzamenti e priorità in modo ordinato e misurabile
Ottima dimestichezza con strumenti informatici, digitali e gestionali; familiarità con productivity tools, project management, CRM, sistemi di archiviazione digitale e soluzioni di Intelligenza Artificiale applicate all'organizzazione del lavoro
Buona conoscenza della lingua inglese scritta e parlata, sufficiente per interfacciarsi con interlocutori esteri, documentazione, email e attività di coordinamento internazionale
Persona ambiziosa, energica, curiosa, elastico, con forte desiderio di crescita professionale e disponibilità a costruire un ruolo di fiducia a lungo termine
Domicilio a Milano o immediato hinterland, compatibile con presenza continuativa presso la sede aziendale
Responsabilità Supportare la Direzione nella gestione quotidiana delle attività operative, organizzative e progetuales.
Presidio dell'agenda, delle priorità, delle scadenze, degli appuntamenti, delle riunioni, del follow?up e delle attività da completare.
Monitorare l'avanzamento di progetti, task e iniziative trasversali alle diverse società del gruppo.
Raccogliere,



organizzare e sintetizzare informazioni utili alla Direzione per la presa di decisioni operative.
Individuare criticità, ritardi, anomalie o opportunità, segnalandole tempestivamente alla Direzione in modo chiaro e orientato alla soluzione.
Sollecitare internamente ed esternamente l'avanzamento delle attività, mantenendo il presidio fino alla loro effettiva chiusura.
Predisporre riepiloghi, report, promemoria, liste di priorità, documenti di sintesi e strumenti di controllo operativo.
Supportare la Direzione nella gestione dei rapporti con interlocutori interni, collaboratori, consulenti, fornitori, clienti e partner delle diverse società.
Contribuire all'organizzazione e al miglioramento dei flussi informativi, documentali e operativi.
Utilizzare strumenti digitali, gestionali e, ove opportuno, soluzioni di Intelligenza Artificiale per ottimizzare organizzazione, monitoraggio, archiviazione, pianificazione e produttività.
Supportare la Direzione nel mantenimento dell'ordine operativo e nella definizione delle priorità, anche mediante momenti periodici di aggiornamento, verifica e riallineamento.
Svolgere eventuali attività di coordinamento trasversale tra le diverse aree aziendali, mantenendo un approccio operativo, concreto e orientato al risultato.
Collaborare con la proprietà nello sviluppo progressivo del ruolo, con possibilità di crescita futura in funzione delle competenze, dell'autonomia e del livello di fiducia acquisito.
Altri adempimenti contabili, amministrativi e societari richiesti dal ruolo.
La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. ******). Aut. Mi
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