Office Manager & Sales Assistant

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Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda.
Di cosa ti occuperai:
1) Gestione ufficio e facility
Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori)
Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)
Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio
2) Amministrazione e finance
Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca
Elaborazione mensile delle note spese aziendali
Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale
3) Eventi e comunicazione interna
Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi)
Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni)
4) Qualità, sicurezza e compliance
Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO ****
Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team
Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)
Punto di contatto per il team italiano su:




Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza)
Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche
Rapporti con fornitori di hardware e telefonia
Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali)
Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri)
Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto
Organizzazione dell'agenda del management
Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)
Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti
Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze
Formazione ed esperienza:
Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo)
Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant,



Administrative Assistant)
Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus
Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)
Conoscenza del francese come plus
Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
Familiarità con piattaforme di home banking
Gradita esperienza con CRM
Gradita conoscenza base di contabilità/note spese
Ulteriori caratteristiche:
Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana
Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo
Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti)
Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio
Ulteriori informazioni
Lavorando in Sia troverai:
Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance
Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all'interno di Team multidisciplinari
Una continuacrescita eun forte spirito imprenditoriale
Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti
Un luogo che abbraccia la concezione dilavoro adattabile e fa propri valori come la fiducia, l'autonomia e il rispetto tra le persone
Un ambientedove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo
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