Segreteria di direzione

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Descrizione del lavoro Siamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello. La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti. La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici.

Responsabilità principali Gestione dell’agenda del titolare

Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda.

Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.

Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede. Coordinamento delle comunicazioni esterne

Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.

Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.

Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente. Supporto alle attività commerciali del CEO

Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici.

Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta.

Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle occasione di sviluppo del business. Supporto organizzativo alle riunioni del titolare

Pianificazione e organizzazione delle riunioni.

Preparazione della documentazione necessaria.

Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità. Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali





Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.

Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione. Coordinamento viaggi e trasferte

Prenotazione di voli, hotel e trasporti.

Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.

Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni. Preparazione di presentazioni e reportistica

Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.

Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali. Gestione delle priorità

Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.

Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare. Riservatezza e rappresentanza

Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.

Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità. Lavoro in Team

Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione.

Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte. Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti

Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.

Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.

Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.

Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.

Forte senso della riservatezza e della rappresentanza.

Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.

Conoscenza professionale della lingua inglese.

La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.

Un background o esperienza in ambito commerciale, utile a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.

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