Facilities Manager

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JLL supports the Whole You, personally and professionally.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.

We are seeking an experienced Facilities Manager to oversee comprehensive site operations and lead a high-performing team.

Responsibilities:
Leadership
Manage and coach team members

Develop and sustain a high-quality, well-motivated team

Ensure high staff morale, trust, and work ethics

Build and maintain an environment that supports teamwork, cooperation, and performance excellence

Mentor and enable training & development of team members

Client/Stakeholder Management
Proactively engage stakeholders to ensure on-site client expectations are met

Build and develop effective client/stakeholder relationships across multiple organizational levels

Serve as on-site key point of contact for Facilities in the client's premises

Procurement & Vendor Management
Ensure vendors are well-managed, delivering services on time and within budget

Ensure vendor procurement processes comply with agreed client procurement guidelines and Jones Lang LaSalle best practices

Contracts Management
Plan and manage all contracts to ensure professional delivery at appropriate costs

Monitor contract expiry dates and initiate re-procurement when needed

Continuously assess contracts to deliver best value to the client

Finance Management / Cost Control / Profitability

Actively ensure the site's financial operations meet or exceed targets and control requirements, including the Jones Lang LaSalle Code of Ethics

Ensure financial processes are followed at all times

Health & Safety Management

Ensure provision of a safe working environment

Ensure compliance with statutory regulations on fire, health, and safety standards

Site Operations Management:
Ensure high-quality service delivery for soft and hard services

Recommend continuous quality improvement practices and implement industry best practice operations

Implement building procedures and performance measures, maintaining them consistently

Ensure all Critical Environment (CEM) requirements are met

Review existing operations regularly to reduce costs and improve operational standards

Risk Management:
Ensure a property risk management program, including audits, is implemented and maintained

Ensure escalation procedures and incident reporting procedures are implemented and in place

Assist in developing guidelines and strategies to ensure compliance with Jones Lang LaSalle's business conduct

Achieve Key Performance Indicators and Service Level Agreements

Ideal Experience:
Experience in facilities management

Excellent interpersonal skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands

Knowledge of Occupational Safety requirements

Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems

Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)

Knowledge of vendor management for specialized services

Knowledge of critical facilities and understanding of basic technical aspects of property (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection systems, Mechanical & Electrical systems, BMS systems)

Proven capacity to understand and interpret commercial contracts

Budget management and financial analysis skills

Other Personal Characteristics:




Strong communicator with good presentation skills; possesses strong verbal and written communication skills; active listener

Fluent in Italian and English for written, verbal, and reporting purposes

Passion for quality with an eye for detail to ensure best service delivery

Self-motivated, confident, and energetic

Ability to effectively handle stressful situations

Flexible and able to adapt to rapidly changing situations

Strongly goal-oriented with ability to focus on meeting all performance targets

Team player able to cooperate and work well with others to meet targets

Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives

Exhibits honesty and trustworthiness

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Stiamo cercando un/una Facilities Manager esperto/a per supervisionare le operazioni del sito e guidare un team ad alte prestazioni.
Responsabilità

Leadership:
Gestire e guidare il team

Sviluppare e mantenere un team motivato e di alta qualità

Garantire elevato morale del personale, fiducia ed etica professionale

Costruire e mantenere un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l'eccellenza nelle prestazioni

Fornire mentoring e supportare la formazione e lo sviluppo dei membri del team

Gestione Cliente/Stakeholder:
Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per garantire che le aspettative del cliente in loco siano soddisfatte

Costruire e sviluppare relazioni efficaci con clienti/stakeholder a più livelli dell'organizzazione

Essere il punto di contatto chiave in loco per i servizi Facilities presso la sede del cliente

Procurement e Gestione Fornitori:
Garantire che i fornitori siano ben gestiti, fornendo servizi nei tempi e nel budget previsti

Assicurare che i processi di procurement dei fornitori siano conformi alle linee guida concordate con il cliente e alle best practice di Jones Lang LaSalle

Gestione Contratti:
Pianificare e gestire tutti i contratti per garantire un'erogazione professionale ai costi appropriati

Monitorare le scadenze dei contratti e avviare il re-procurement quando necessario

Valutare continuamente i contratti per garantire il miglior valore per il cliente

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività:
Lavorare attivamente per garantire che le operazioni finanziarie del sito raggiungano o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, incluso il Codice Etico di Jones Lang LaSalle

Assicurare che i processi finanziari siano sempre seguiti

Gestione Salute e Sicurezza:
Garantire un ambiente di lavoro sicuro

Assicurare la conformità alle normative statutarie in materia di sicurezza antincendio, salute e sicurezza

Gestione Operazioni del Sito:
Garantire un'erogazione di servizi di alta qualità per servizi soft e hard

Raccomandare pratiche di miglioramento continuo della qualità e implementare operazioni secondo le migliori pratiche del settore

Implementare procedure e misure di performance dell'edificio, mantenendole costantemente

Garantire che tutti i requisiti di Critical Environment (CEM) siano soddisfatti

Rivedere regolarmente le operazioni esistenti per ridurre i costi e migliorare gli standard operativi

Gestione del Rischio:
Garantire l'implementazione e il mantenimento di un programma di gestione del rischio immobiliare, inclusi gli audit





Assicurare che le procedure di escalation e di segnalazione degli incidenti siano implementate e operative

Assistere nello sviluppo di linee guida e strategie per garantire la conformità alla condotta aziendale di Jones Lang LaSalle

Raggiungere gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) e gli Accordi sul Livello di Servizio (SLA)

Esperienza Ideale:
Esperienza in facility management

Eccellenti capacità interpersonali e abilità di interagire con un'ampia gamma di personale e richieste del cliente

Conoscenza dei requisiti di Sicurezza sul Lavoro

Solida competenza informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi

Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)

Conoscenza della gestione fornitori per servizi specializzati

Conoscenza delle strutture critiche e comprensione degli aspetti tecnici di base della proprietà (climatizzazione sale server, sistemi chiller, sistemi di protezione antincendio, sistemi meccanici ed elettrici, sistemi BMS)

Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali

Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria

Altre Caratteristiche Personali:
Comunicatore/comunicatrice efficace con buone capacità di presentazione; possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta; ascoltatore/ascoltatrice attivo/a

Fluente in inglese per scopi scritti, verbali e di reportistica

Passione per la qualità con attenzione ai dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi

Auto-motivato/a, sicuro/a di sé ed energico/a

Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti

Elastico e capace di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento

Fortemente orientato/a agli obiettivi con capacità di concentrarsi sul raggiungimento di tutti i target di performance

Team player capace di cooperare e lavorare bene con gli altri per raggiungere gli obiettivi

Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento

Dimostra onestà e affidabilità

Estimated compensation for this position:
38,000.00 – 47,000.00 EUR per year
Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.
If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements below. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

Personalized benefits that support personal well-being and growth:

JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.

About JLL –

We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.

Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.

Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together.

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