Document Controller / Expediter (m/f)
Pubblicato il 02-08-2026 - Michael Page in Padova
Come Document Controller / Expediter (m/f), sarai responsabile della gestione, organizzazione e archiviazione della documentazione tecnica e amministrativa all'interno del settore impiantistica. Collaborerai con il team di Ingegneria e Procurement per garantire che tutti i documenti siano aggiornati e facilmente accessibili.
Sede: Padova (province)
Settore: Engineering
Dettagli sul cliente
Ricerchiamo una/un Document Controller (m/f) / Expediter da inserire a supporto del Project Management e dell'Engineering sul progetto più rilevante dell'azienda, caratterizzato da un elevato volume di documentazione tecnica e gestionale da produrre, controllare, archiviare e trasmettere dalla fase di ingegneria fino alla chiusura del cantiere.
La risorsa avrà un ruolo chiave nel garantire ordine, tracciabilità, puntualità e qualità formale della documentazione di commessa, operando come punto di riferimento per il controllo documentale interno ed esterno (fornitori/cliente).
In parallelo, il ruolo includerà attività di expediting, con contatti telefonici con i fornitori, finalizzati a sollecitare e sincronizzare la consegna di documenti tecnici e componenti a supporto del Procurement e del progresso lavori dell'Engineering.
Sede: Padova (province)
Settore: Engineering
Descrizione
Responsabilità principali del Document Controller / Expediter (m/f)
- Gestire e mantenere la Document List di commessa, assicurando l'allineamento continuo con Engineering, PM, Buyer e Construction.
- Definire, applicare e far rispettare le regole di naming convention, codifica documenti, versioning e workflow di approvazione.
- Archiviare in modo ordinato (digitale e,
se richiesto, cartaceo) documenti tecnici e gestionali, garantendo rintracciabilità e integrità delle informazioni.
- Emettere e gestire transmittal verso cliente e fornitori, monitorando ricezioni, feedback e revisioni.
- Supportare la produzione e il rilascio di documenti di commessa lungo tutto il ciclo progetto, tra cui (a titolo esemplificativo):
- P&ID;, layout, datasheet, disegni esecutivi e as-built
- manuali preliminari e finali, certificazioni, verbali e report
- documentazione qualità e HSE per commessa e per cantiere
- documenti propedeutici, commissioning e handover
- Coordinare il flusso documentale con fornitori e subappaltatori, verificando la completezza della documentazione richiesta dal contratto e dalle procedure interne.
- Svolgere attività diexpediting verso fornitori (telefonico / e-mail / incontri in sede), per garantire:
- consegna nei tempi dei documenti tecnici necessari all'avanzamento dell'ingegneria e degli acquisti
- aggiornamento puntuale su date previste e criticità
- disponibilità di certificati e documenti qualità (es. CoC, test report, data book, ecc.)
- Supportare i Buyer nella raccolta e nel tracciamento di documentazione necessaria per l'avanzamento procurement e per l'apertura cantiere.
- Contribuire alla preparazione della documentazione finale di chiusura commessa:
- documenti di handover
- punch list documentale
- dossier finale e consegna completa al cliente
Profilo del Candidato
Requisiti
- Esperienza pregressa (anche 2-5 anni) in ruoli di Document Control, Project Support, Technical Back Office o attività analoghe in contesto industriale - impiantistica.
- Ottima capacità di gestione documentale: precisione, ordine, metodo, attenzione al dettaglio.
- Capacità di interazione con team tecnici e con fornitori (anche in situazioni di pressione su tempi e consegne).
- Ottima padronanza di Excel e strumenti di collaborazione (es. Teams/SharePoint o equivalenti).
- Italiano ed Inglese scritto e parlato B1.
Sede: Padova (province)
Settore: Engineering
offerta di lavoro
- Contratto a tempo indeterminato.
- Retribuzione compresa tra 35.000 e 40.000 EUR + pacchetto premio + welfare + smart working + flessibilità ingresso ed uscita.
Invitiamo gli interessati a candidarsi per questa opportunità.
Fatta eccezione per il caso in cui presenti la tua candidatura per posizioni riservate a categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (nel qual caso ti chiediamo di inserire solo conferma della tua appartenenza a tali categorie, senza alcuna ulteriore informazione relativa alla salute o disabilità), la tua candidatura non deve contenere informazioni relative al tuo stato di salute, ivi inclusa l'eventuale appartenenza a una categoria protetta, in quanto non rilevanti per la valutazione della candidatura.