Office Manager
Pubblicato il 03-08-2026 - Mercury in Milano
ph3Responsabile dell'ufficio, Milano /h3 pMercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia. /p h3Office Manager, Milan, Italy /h3 pMercury is the European leader in construction solutions. /p pWe build and manage complex engineering construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again. /p pWe deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection. /p pAt Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential. /p h3Key Responsibilities Of The Role /h3 ul liResponsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation. /li liAttends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties. /li liEnsures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties. /li liCo-ordinate, manage and order all office supplies including canteen food requirements. /li liManages holiday rotas for all senior staff on site. /li liManage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly. /li liAssists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business. /li liOrganizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required. /li liTo manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office /li liTo continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. /li liWork with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time. /li liCommunicate to IT if replacements required manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal. /li liManage all office related service agreements. /li liTo provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation. /li liWork in conjunction with HR to maintain office policies as necessary. /li liAll other duties associated with this role. /li /ul h3Essential Criteria For The Role /h3 ul liProven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. /li liQualification in Business,
Level 5 or higher /li liExperience working in a busy construction environment. /li liExcellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint /li liExcellent working knowledge of SAP /li liExperience in processing high volume employee time management system /li liThe ability to work with confidential information in a professional trustworthy manner. /li liExcellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner. /li liThe confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. /li liThe ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. /li liAbility to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. /li liAbility to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. /li liAbility to work in a fast-paced environment. /li /ul pMercury is an equal opportunities employer /p h3Responsabile dell'ufficio, Milano /h3 pMercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia. /p pProgettiamo e gestiamo complessi progetti di ingegneria e costruzione per le aziende leader a livello mondiale. Le nostre soluzioni contribuiscono a fornire tecnologie e innovazioni rivoluzionarie che connettono persone, comunità e imprese, dando loro il potere di realizzare cose straordinarie. La nostra gente ha il coraggio di essere innovativa. La loro determinazione e la loro ampio concentrazione ci permettono di ottenere risultati con certezza, ogni volta. /p pRealizziamo le visioni dei nostri clienti attraverso soluzioni di costruzione all’avanguardia in molteplici settori, tra cui: data center aziendali, tecnologie avanzate e scienze della vita, data center hyperscale e protezione antincendio. /p pIn Mercury, è nostro dovere incoraggiare e supportare i nostri collaboratori affinché realizzino la loro visione di sé stessi. Li mettiamo al centro di tutto ciò che facciamo, offrendo loro opportunità stimolanti per crescere all'interno di un team affiatato e in un ambiente di supporto che permetta loro di esprimere appieno il proprio potenziale. /p h3Principali Responsabilità Del Ruolo /h3 ul liResponsabile della gestione delle esigenze del personale in termini di viaggi e alloggio. /li liPartecipa alle riunioni su richiesta del team di alta direzione, documenta i verbali di organizzare le riunioni e distribuire i verbali a tutte le parti interessate. /li liGarantisce che tutti i dipendenti dispongano di un ambiente adeguato per svolgere le proprie mansioni. /li liCoordinare,
gestire e ordinare tutte le forniture per l'ufficio, compresi i prodotti alimentari per la mensa. /li liGestisce i turni di ferie per tutto il personale senior presente in sede. /li liGestire il buon funzionamento del team di amministrazione, buste paga e gestione del tempo, che riporterà direttamente a te. /li liAssiste la direzione dell'unità aziendale in attività commerciali/sensibili all'interno dell'azienda. /li liOrganizza e gestisce i dati in fogli di calcolo; genera report; organizza la documentazione e svolge altre mansioni amministrative correlate, se necessario. /li liPer gestire tutti i sistemi, le procedure e le strutture dell'ufficio per garantire l'efficienza e buon funzionamento dell'ufficio /li liPer ricercare continuamente le migliori pratiche e i modi di lavorare più efficienti per migliorare Efficienza in ufficio e nell'attività aziendale in generale. /li liCollaborare con il reparto IT per garantire che tutte le forniture e l'hardware IT necessari al progetto vengano ordinati in tempo. /li liComunicare al reparto IT la necessità di sostituzioni e gestire il monitoraggio delle apparecchiature IT tramite il portale Asset Panda. /li liGestire tutti i contratti di servizio relativi all'ufficio. /li liFornire servizi di segreteria professionali al team dirigenziale senior, in particolare presso i clienti. Corrispondenza e proposte, preparazione di presentazioni. /li liCollaborare con le Risorse Umane per mantenere le politiche aziendali in vigore, ove necessario. /li liTutti gli altri compiti associati a questo ruolo. /li /ul h3Requisiti Essenziali Per Il Ruolo /h3 ul liComprovata esperienza di oltre 5 anni come assistente amministrativa a supporto del management senior in un contesto d'ufficio dinamico. /li liQualifica in ambito commerciale, livello 5 o superiore /li liEsperienza lavorativa in un ambiente di costruzione dinamico. /li liOttima conoscenza pratica della suite Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint /li liOttima conoscenza pratica di SAP /li liEsperienza nella gestione di grandi volumi di dati relativi ai sistemi di rilevazione delle presenze dei dipendenti. /li liLa capacità di gestire informazioni riservate in modo professionale e affidabile. /li liOttime capacità organizzative, abilità nel gestire più attività contemporaneamente e dedizione al completamento dei progetti nei tempi previsti. /li liLa sicurezza necessaria per rispondere in modo efficace e professionale a tutte le richieste del team dirigenziale. /li liCapacità di lavorare in autonomia e di essere parte integrante di un team dinamico. /li liCapacità di gestire efficacemente il tempo, stabilire le priorità e rispettare le scadenze con poca supervisione. /li liCapacità di prendere l'iniziativa, esercitare un buon giudizio e partecipare alla gestione del cambiamento. /li liCapacità di lavorare in un ambiente dinamico e dai ritmi serrati. /li /ul pMercury è un datore di lavoro che offre pari opportunità. /p /p #J-18808-Ljbffr