Facilities Coordinator

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Cerchiamo una persona organizzata, pratica e affidabile che si occupi della gestione quotidiana degli uffici, degli showroom e degli immobili aziendali, garantendo il corretto funzionamento degli spazi di lavoro e supportando le diverse funzioni aziendali nelle attività operative.

La figura sarà il punto di riferimento per tutte le esigenze legate agli immobili, ai fornitori, ai servizi generali e al benessere degli ambienti di lavoro.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ

Gestione immobili e infrastrutture

- Gestire il patrimonio immobiliare aziendale (uffici, showroom, magazzini e altre sedi operative).
- Assicurare il corretto funzionamento di impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione, sicurezza e antincendio.
- Pianificare e supervisionare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
- Coordinare tecnici, manutentori e fornitori esterni.
- Monitorare lo stato degli immobili e segnalare eventuali necessità di intervento.
- Gestire eventuali lavori di ripristino, miglioramento e adeguamento degli spazi.

Rapporti con condomini e proprietà

- Essere il referente aziendale per i condomini in cui sono presenti uffici e showroom.
- Partecipare alle assemblee condominiali e mantenere i rapporti con amministratori e proprietà.
- Gestire segnalazioni, richieste e problematiche relative agli stabili.
- Coordinare attività condivise con portinai, custodi e personale degli edifici.

Gestione utenze e assicurazioni

- Monitorare consumi e forniture di energia elettrica, acqua e altre utilities.
- Verificare e gestire il pagamento delle utenze.
- Mantenere aggiornati i contratti di fornitura.




- Gestire e monitorare le coperture assicurative degli immobili e delle attività aziendali.
- Interfacciarsi con broker e compagnie assicurative per rinnovi, pratiche e sinistri.

Servizi generali e office management

- Garantire il corretto funzionamento degli uffici e degli showroom.
- Coordinare le imprese di pulizia e verificarne la qualità del servizio.
- Assicurare elevati standard di ordine, pulizia e presentazione degli spazi.
- Gestire i rapporti con giardinieri, manutentori e altri fornitori di servizi.
- Supervisionare la cura delle aree verdi e delle piante presenti negli uffici.
- Provvedere all’annaffiatura delle piante quando necessario.

Acquisti e approvvigionamenti

- Gestire gli acquisti necessari al funzionamento degli uffici.
- Acquistare prodotti per la pulizia e materiali di consumo.
- Acquistare cartoleria e forniture per i diversi dipartimenti aziendali.
- Gestire le scorte e monitorare i fabbisogni delle varie squadre.
- Provvedere all’acquisto di alimenti e beni di prima necessità per uffici e showroom.
- Ricercare fornitori e richiedere preventivi quando necessario.

Gestione attrezzature e postazioni di lavoro

- Monitorare il corretto funzionamento delle stampanti e delle attrezzature d’ufficio.




- Coordinare interventi di assistenza tecnica e manutenzione.
- Verificare la qualità dei servizi forniti dai partner tecnici.
- Supportare l’allestimento e la preparazione degli spazi di lavoro.

Supporto alle attività commerciali

- Collaborare con il team commerciale durante campagne vendita, eventi e iniziative promozionali.
- Acquistare, reperire e organizzare materiali necessari alle campagne vendita.
- Coordinare catering, fornitori e consegne legate agli eventi commerciali.
- Supportare la preparazione degli showroom e degli spazi dedicati ai clienti.

Sicurezza e compliance

- Garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro.
- Collaborare con consulenti e figure aziendali responsabili della sicurezza.
- Gestire la documentazione obbligatoria relativa agli immobili e agli impianti.
- Supportare l’organizzazione delle attività di emergenza e dei piani di evacuazione.

Requisiti

- Esperienza pregressa di almeno 3 anni in ruoli analoghi.
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
- Esperienza nella gestione di fornitori e servizi generali.
- Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
- Capacità di lavorare in autonomia e di risolvere problematiche operative.
- Disponibilità a spostamenti occasionali presso le diverse sedi aziendali.
- Patente B.

Soft Skills

- Robusto senso pratico.
- Attenzione ai dettagli.
- Affidabilità e precisione.
- Capacità di problem solving.
- Ottime doti relazionali.
- Proattività.
- Flessibilità.
- Orientamento al servizio.

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