Facilities Assistant

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POSITION GOALS

- Deliver services to operate and maintain properties in an organized and efficient manner within the FM scope relating to this role’s responsibilities
- Manage and respond to requests received via telephone, Corrigo ticket system, email, or in person
- Issue Purchase Orders (PO) as required
- Develop sound working relationships with key client representatives and suppliers/service providers at the site
- Keep the local client informed of FM activities planned for the site, their progress, and the results of completed work

Duties And Responsibilities

- Operate according to the Scope of Work defined in SOW service documentation
- Review and conduct spot-checks to ensure suppliers/service providers meet their contractual obligations
- Ensure the site is well-maintained and properly furnished/stocked to operate at maximum efficiency
- Conduct detailed floor inspections routinely and report findings in a timely manner
- Maintain and address the Work Order system (Corrigo) efficiently and promptly for rectification of any defective items/services (in coordination with Reception and backup FM)
- Ensure Preventive Planned Maintenance (PPM)/Statutory work and related equipment are properly scheduled, maintained, and reported
- Understand and follow Merck and JLL EH&S; (Environmental, Health & Safety) standards and report any abnormal findings (Good catches/Near misses)
- Support Reception desk operations and assist with operational needs—e.g., arrange backup coverage for vacation or sick leave
- Serve as a key team member in emergency response situations
- Ensure mail services are properly managed and delivered, and plan for backup coverage during vacation or sick leave
- Perform daily site tours to ensure all is in order—verify coffee machines are refilled, consumables are stocked in restrooms, cleaning standards are maintained, etc.
- Support ad-hoc FM needs,



including serving as the point of contact for PPM and corrective maintenance works

KEY COMPETENCIES

- Strong interpersonal skills to manage diverse service providers and client representatives
- Ability to structure and manage own workload independently
- Excellent written and oral communication skills in Italian and English
- Proven ability to manage multiple operational matters on a daily basis
- Strong problem-solving capabilities
- Proficiency in Microsoft Office applications

OBIETTIVI DELLA POSIZIONE

- Erogare servizi per gestire e mantenere gli immobili in modo strutturato ed efficiente nell’ambito delle responsabilità FM relative a questo ruolo
- Gestire e rispondere alle richieste ricevute tramite telefono, sistema di ticketing Corrigo, email o di persona
- Emettere Ordini di Acquisto (PO) secondo necessità
- Sviluppare solide relazioni di lavoro con i principali rappresentanti del cliente e i fornitori/prestatori di servizi del sito
- Mantenere il cliente locale informato sulle attività FM pianificate per il sito, sul loro avanzamento e sui risultati del lavoro completato

COMPITI E RESPONSABILITÀ

- Operare secondo l’ambito di lavoro definito nella documentazione del servizio SOW
- Effettuare revisioni e controlli a campione per garantire che i fornitori/prestatori di servizi rispettino i loro obblighi contrattuali




- Garantire che il sito sia ben mantenuto e correttamente arredato/rifornito per operare alla massima efficienza
- Condurre ispezioni dettagliate dei piani in modo regolare e riportare i risultati in modo tempestivo
- Mantenere e gestire il sistema di Work Order (Corrigo) in modo efficiente e tempestivo per la risoluzione di eventuali articoli/servizi difettosi (in coordinamento con la Reception e il backup FM)
- Garantire che i lavori di Manutenzione Preventiva Programmata (PPM)/Obbligatori e le relative attrezzature siano correttamente programmati, mantenuti e documentati
- Comprendere e seguire gli standard EH&S; (Ambiente, Salute e Sicurezza) di Merck e JLL e segnalare eventuali anomalie (Good catches/Near misses)
- Supportare le operazioni della Reception e assistere con le esigenze operative—ad esempio, organizzare la copertura sostitutiva per ferie o malattia
- Fungere da membro chiave del team nelle situazioni di emergenza
- Garantire che i servizi di posta siano gestiti e consegnati correttamente e pianificare la copertura sostitutiva durante ferie o malattia
- Effettuare tour giornalieri del sito per assicurarsi che tutto sia in ordine—verificare che le macchine del caffè siano rifornite, che i materiali di consumo siano disponibili nei bagni, che gli standard di pulizia siano mantenuti, ecc.
- Supportare le esigenze FM ad-hoc, incluso fungere da punto di contatto per i lavori di manutenzione PPM e correttiva

COMPETENZE CHIAVE

- Forti capacità interpersonali per gestire fornitori di servizi diversificati e rappresentanti del cliente
- Capacità di strutturare e gestire autonomamente il proprio carico di lavoro
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in italiano e inglese
- Comprovata capacità di gestire quotidianamente molteplici questioni operative
- Forti capacità di problem-solving
- Competenza nell’uso delle applicazioni Microsoft Office

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