Executive Assistant & Office Coordinator

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Per conto di un'azienda leader nel proprio settore di riferimento, strutturata, dinamica e con sede nel cuore di Milano centro, siamo alla ricerca di un/a brillante EA to Executive Committee & Office Coordinator. La risorsa inserita rappresenterà una figura di snodo (pivot) fondamentale a supporto della Governance aziendale e sarà il punto di riferimento organizzativo per la gestione operativa e la cultura della sede principale.
Cosa Offre l'Azienda
Inserimento diretto all'interno di una realtà di primo piano sul mercato, solida e in forte crescita.
Un ruolo centrale, dinamico e con un'elevata visibilità a diretto contatto con la C-Suite.
Sede di lavoro prestigiosa e facilmente raggiungibile nel centro di Milano.
Package retributivo: ***** K di total package (fisso + variabile), ticket restaurant giornalieri da 7 euro, doppia assicurazione sanitaria, convenzione con palestra.
Smartworking: fino a 2 gg alla settimana in funzione delle esigenze aziendali.
Principali Responsabilità:
Executive Support & Board Relations
Supportare a 360° l'Executive Committee
Gestire la pianificazione della logistica end-to-end, le agende, l'organizzazione di trasferte e le relative attività amministrative.
Supportare l'organizzazione logistica ed esecutiva delle riunioni di Board e degli incontri con gli Investor.
Garantire la massima riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali riguardanti il Management e la Società.
Office Management & Operations
Coordinare la sede di Milano, assicurando un funzionamento fluido ed efficiente delle attività quotidiane.
Gestire gli acquisti generali (forniture da ufficio, welcome kit, cancelleria).
Rappresentare il punto di contatto primario per tutti i collaboratori in merito ai servizi di sede (cleaning,



connettività/Wi-Fi, manutenzioni, gestione spedizioni e corrispondenza).
People, Culture & Employer Branding
Promuovere e diffondere la cultura aziendale attraverso la creazione di un ambiente di lavoro positivo, inclusivo e stimolante, organizzando momenti di aggregazione.
Collaborare con il Talent Attraction & Development Manager nello sviluppo di iniziative di Employer Branding, relazioni con Università/Istituti, piani di onboarding e formazione interna.
Project & Event Management
Coordinare progetti speciali in qualità di Project Manager (organizzazione di eventi da 40 a oltre 300 partecipanti, lanci EVP, attività di volontariato aziendale, restyling degli spazi e progetti HR come valutazione/implementazione dell'agenzia viaggi o convenzioni aziendali).
Gestire la pianificazione e l'organizzazione degli eventi interni, inclusi gli Offsite del Leadership Team (3 all'anno) e le attività di Team Building dedicate ai singoli dipartimenti.
Requisiti Richiesti
Esperienza pregressa: Almeno 3-5 anni in ruoli analoghi (Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager) maturati all'interno di contesti strutturati o multinazionali.
Competenze organizzative e di Project Management: Comprovata capacità di gestire scadenze complesse, eventi e progetti cross-funzionali.
Soft Skills: Eccellenti doti relazionali, approccio proattivo, spiccato problem solving, empatia e capacità di interagire a tutti i livelli dell'organizzazione.
Riservatezza: Massima etica qualificato e riservatezza nella gestione di dati e informazioni sensibili.
Lingue: Fluente conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata), indispensabile per il contatto con stakeholder di alto livello. La conoscenza della lingua spagnola rappresenterà un plus in fase di selezione.

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