Assistant & Office Support - Family Company
Pubblicato il 02-08-2026 - WeHunt in Milano
Per prestigiosa Family Company che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a Assistant & Office Support che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane. Posizione Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo. 1.Supporto alle Direzioni: * Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management; * Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio; * Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali; * Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate; * Supporto al CEO nell'organizzazione di meeting interni ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.); * Fornire supporto amministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità; * Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti. 2.Segreteria e Office Management * Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori; * Gestione del centralino e della posta elettronica; * Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d'ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità; * Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto; * Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).
3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate: * Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione; * Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico; * Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l'ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali; * Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.); * Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne. * Gestione operativa del processo di onboarding dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda; * Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti; * Supporto operativo alle attività di offboarding, predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione; * Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici),
mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti; * Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa; * Coordinamento con le funzioni HR, Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale; * Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy; * Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne. 5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro * Collaborare con il Datore di Lavoro ed il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. *******; * Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie; * Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro; * Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.); * Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze; * Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni; * Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione; Altre informazioni * Tempo indeterminato * CCNL Commercio, Ral di ****** euro TK Restaurant 8 euro * Smart Working: non previsto. Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi. #J-*****-Ljbffr