Assistant & Office Support - Family Company
Pubblicato il 04-08-2026 - WeHunt in Milano
Descrizione azienda Per prestigiosa
Family Company
che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a
Assistant & Office Support
che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane.
Posizione Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo.
1.Supporto alle Direzioni: ·Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management; ·Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio; ·Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali; ·Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate; ·Supporto al CEO nell’organizzazione di
meeting interni
ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.); ·Fornire supporto amministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità; ·Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti.
2.Segreteria e Office Management ·Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori; ·Gestione del centralino e della posta elettronica; ·Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d’ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità; ·Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto; ·Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).
3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate:
·Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione; ·Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico; ·Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l’ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali; ·Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.); ·Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne.
4.Supporto HR & Employee Services ·Gestione operativa del processo di
onboarding
dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda; ·Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti; ·Supporto operativo alle attività di
offboarding , predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione; ·Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici), mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti; ·Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa; ·Coordinamento con le funzioni HR,
Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale; ·Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy; ·Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne.
5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro ·Collaborare con il Datore di Lavoro ed il
Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP)
nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/2008; ·Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie; ·Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro; ·Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.); ·Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze; ·Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni; ·Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione;
Requisiti Esperienza anche breve in ruoli di office support, reception e segreteria. Buona padronanza del Pacchetto Office (Word, Excel) e familiarità con l'uso dei principali strumenti informatici. Buona conoscenza della lingua inglese: scritta e parlata. Capacità organizzative, attitudine al problem solving, puntualità e riservatezza.
Altre informazioni Tempo indeterminato CCNL Commercio,
Ral di 24.000 euro TK Restaurant 8 euro Coperture Assicurative Integrative Smart Working: non previsto.
Sede Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi.