Executive/Office Assistant - Tempo indeterminato

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Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Office/Executive Assistant.

Si offre contratto a indeterminato con pacchetto retributivo composto da 27K Ral e 5 K Bonus + buoni pasto giornalieri da 8 euro.

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

- Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
- Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale.
- Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi
- Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
- Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
- Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:

1. Esperienza e Background

- Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).




- Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

- Lingue straniere: Ottima conoscenza della lingua Inglese (livello B2/C1), sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.
- Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

- Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
- Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
- Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
- Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.

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