Assistant & Office Support - Family Company

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Descrizione azienda

Per prestigiosa Family Company che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a Assistant & Office Support che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane.

Posizione

Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo.

1.Supporto alle Direzioni:

·Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management;

·Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio;

·Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali;

·Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate;

·Supporto al CEO nell'organizzazione di meeting interni ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.);

·Fornire supportoamministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità;

·Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti.

2.Segreteria e Office Management

·Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori;

·Gestione del centralino e della posta elettronica;

·Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d'ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità;

·Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto;

·Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).

3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate:





·Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione;

·Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico;

·Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l'ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali;

·Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.);

·Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne.

4.Supporto HR & Employee Services

·Gestione operativa del processo di onboarding dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda;

·Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti;

·Supporto operativo alle attività di offboarding , predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione;

·Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici), mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti;

·Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa;

·Coordinamento con le funzioni HR,



Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale;

·Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy;

·Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne.

5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro

·Collaborare con il Datore di Lavoro ed il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/2008;

·Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie;

·Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

·Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.);

·Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze;

·Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni;

·Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione;

Requisiti

- Esperienza anche breve in ruoli di office support, reception e segreteria.
- Buona padronanza del Pacchetto Office (Word, Excel) e familiarità con l'uso dei principali strumenti informatici.
- Buona conoscenza della lingua inglese: scritta e parlata.
- Capacità organizzative, attitudine al problem solving, puntualità e riservatezza.

Altre informazioni

- Tempo indeterminato
- CCNL Commercio, Ral di 24.000 euro TK Restaurant 8 euro
- Coperture Assicurative Integrative
- Smart Working: non previsto.

Sede

Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi.

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