Office Manager
Pubblicato il 04-08-2026 - TUA WEST-VLAANDEREN in Italia
Office Manager – TUA West TUA West werkt als innovator aan de toekomst door antwoorden te zoeken op de uitdagingen van vandaag. Dit doen we vanuit West-Vlaanderen, voor Vlaanderen, met de blik op Europa.
Onze focus ligt hierbij op volgende maatschappelijke uitdagingen: data en AI, maatschappelijke veiligheid, klimaat & duurzaamheid, voeding & gezondheid en de ontwikkeling van talent.
Als Office Manager ben je een spilfiguur in de organisatie. Je zorgt voor een vlotte algemene administratie, ondersteunt projectmedewerkers én trekt mee de organisatie van evenementen en netwerkmomenten.
- De algemene administratie verzorgen: zorgt ervoor dat het kantoor draait, contacten met leveranciers en facilitaire diensten. Vanaf ’26 nemen we bovendien onze intrek in een nieuw gebouw op Kortrijk ’t Hooghe waarvoor je de verhuis regelt en het onthaal opvolgt.
- Organiseren van evenementen & netwerkmomenten: logistiek, coördinatie met leveranciers, locatie, catering, uitnodigingen, follow-up.
- Ondersteunen van projectadministratie: bijhouden van deadlines, rapportages,
opvolging van projectdocumentatie, contacten met partners.
- Organiseren en archiveren van documenten, ook online.
- Ondersteuning bij financiën: opvolging van declaraties, budgetbewaking in samenwerking met een externe boekhouders en/of de financieel verantwoordelijke.
- Ervaring in administratieve ondersteuning/office management (bv. in een kleine/middelgrote organisatie) en je bent leergierig en hebt de vaardigheden om je snel in te werken.
- Basiskennis van boekhouding of ervaring met financiële administratieve taken, ervaring met Europese projecten is niet vereist, je leert alles on the job.
- Goede organisatorische vaardigheden: meerdere taken tegelijk, prioriteiten stellen, oog voor detail.
- Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands. Je kan ook vergaderingen bijwonen in het Frans en het Engels en verslagen opstellen.
- Je kan zelfstandig werken, betrouwbaar en flexibel ingesteld (occasioneel werk j