Facilities Manager

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We are seeking an experienced Facilities Manager to oversee comprehensive site operations and lead a high-performing team. Responsibilities: Leadership

- Manage and coach team members
- Develop and sustain a high-quality, well-motivated team
- Ensure high staff morale, trust, and work ethics
- Build and maintain an environment that supports teamwork, cooperation, and performance excellence
- Mentor and enable training & development of team members

Client/Stakeholder Management
- Proactively engage stakeholders to ensure on-site client expectations are met
- Build and develop effective client/stakeholder relationships across multiple organizational levels
- Serve as on-site key point of contact for Facilities in the client’s premises

Procurement & Vendor Management
- Ensure vendors are well-managed, delivering services on time and within budget
- Ensure vendor procurement processes comply with agreed client procurement guidelines and Jones Lang LaSalle best practices

Contracts Management
- Plan and manage all contracts to ensure professional delivery at appropriate costs
- Monitor contract expiry dates and initiate re-procurement when needed
- Continuously assess contracts to deliver best value to the client
- Finance Management / Cost Control / Profitability
- Actively ensure the site’s financial operations meet or exceed targets and control requirements, including the Jones Lang LaSalle Code of Ethics
- Ensure financial processes are followed at all times
- Health & Safety Management
- Ensure provision of a safe working environment
- Ensure compliance with statutory regulations on fire, health, and safety standards

Site Operations Management:

- Ensure high-quality service delivery for soft and hard services
- Recommend continuous quality improvement practices and implement industry best practice operations
- Implement building procedures and performance measures, maintaining them consistently
- Ensure all Critical Environment (CEM) requirements are met
- Review existing operations regularly to reduce costs and improve operational standards

Risk Management:

- Ensure a property risk management program, including audits, is implemented and maintained
- Ensure escalation procedures and incident reporting procedures are implemented and in place
- Assist in developing guidelines and strategies to ensure compliance with Jones Lang LaSalle’s business conduct
- Achieve Key Performance Indicators and Service Level Agreements

Ideal Experience:

- Experience in facilities management
- Excellent interpersonal skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands
- Knowledge of Occupational Safety requirements
- Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems
- Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)
- Knowledge of vendor management for specialized services
- Knowledge of critical facilities and understanding of basic technical aspects of property (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection systems, Mechanical & Electrical systems, BMS systems)




- Proven capacity to understand and interpret commercial contracts
- Budget management and financial analysis skills

Other Personal Characteristics:

- Strong communicator with good presentation skills; possesses strong verbal and written communication skills; active listener
- Fluent in Italian and English for written, verbal, and reporting purposes
- Passion for quality with an eye for detail to ensure best service delivery
- Self-motivated, confident, and energetic
- Ability to effectively handle stressful situations
- Flexible and able to adapt to rapidly changing situations
- Strongly goal-oriented with ability to focus on meeting all performance targets
- Team player able to cooperate and work well with others to meet targets
- Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives
- Exhibits honesty and trustworthiness

Stiamo cercando un/una Facilities Manager esperto/a per supervisionare le operazioni del sito e guidare un team ad alte prestazioni. Responsabilità Leadership:

- Gestire e guidare il team
- Sviluppare e mantenere un team motivato e di alta qualità
- Garantire elevato morale del personale, fiducia ed etica professionale
- Costruire e mantenere un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l’eccellenza nelle prestazioni
- Fornire mentoring e supportare la formazione e lo sviluppo dei membri del team

Gestione Cliente/Stakeholder:

- Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per garantire che le aspettative del cliente in loco siano soddisfatte
- Costruire e sviluppare relazioni efficaci con clienti/stakeholder a più livelli dell’organizzazione
- Essere il punto di contatto chiave in loco per i servizi Facilities presso la sede del cliente

Procurement e Gestione Fornitori:

- Garantire che i fornitori siano ben gestiti, fornendo servizi nei tempi e nel budget previsti
- Assicurare che i processi di procurement dei fornitori siano conformi alle linee guida concordate con il cliente e alle best practice di Jones Lang LaSalle

Gestione Contratti:

- Pianificare e gestire tutti i contratti per garantire un’erogazione professionale ai costi appropriati
- Monitorare le scadenze dei contratti e avviare il re-procurement quando necessario
- Valutare continuamente i contratti per garantire il miglior valore per il cliente

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività:

- Lavorare attivamente per garantire che le operazioni finanziarie del sito raggiungano o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, incluso il Codice Etico di Jones Lang LaSalle
- Assicurare che i processi finanziari siano sempre seguiti

Gestione Salute e Sicurezza:

- Garantire un ambiente di lavoro sicuro




- Assicurare la conformità alle normative statutarie in materia di sicurezza antincendio, salute e sicurezza

Gestione Operazioni del Sito:

- Garantire un’erogazione di servizi di alta qualità per servizi soft e hard
- Raccomandare pratiche di miglioramento continuo della qualità e implementare operazioni secondo le migliori pratiche del settore
- Implementare procedure e misure di performance dell’edificio, mantenendole costantemente
- Garantire che tutti i requisiti di Critical Environment (CEM) siano soddisfatti
- Rivedere regolarmente le operazioni esistenti per ridurre i costi e migliorare gli standard operativi

Gestione del Rischio:

- Garantire l’implementazione e il mantenimento di un programma di gestione del rischio immobiliare, inclusi gli audit
- Assicurare che le procedure di escalation e di segnalazione degli incidenti siano implementate e operative
- Assistere nello sviluppo di linee guida e strategie per garantire la conformità alla condotta aziendale di Jones Lang LaSalle
- Raggiungere gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) e gli Accordi sul Livello di Servizio (SLA)

Esperienza Ideale:

- Esperienza in facility management
- Eccellenti capacità interpersonali e abilità di interagire con un’ampia gamma di personale e richieste del cliente
- Conoscenza dei requisiti di Sicurezza sul Lavoro
- Solida competenza informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi
- Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)
- Conoscenza della gestione fornitori per servizi specializzati
- Conoscenza delle strutture critiche e comprensione degli aspetti tecnici di base della proprietà (climatizzazione sale server, sistemi chiller, sistemi di protezione antincendio, sistemi meccanici ed elettrici, sistemi BMS)
- Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali
- Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria

Altre Caratteristiche Personali:

- Comunicatore/comunicatrice efficace con buone capacità di presentazione; possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta; ascoltatore/ascoltatrice attivo/a
- Fluente in inglese per scopi scritti, verbali e di reportistica
- Passione per la qualità con attenzione ai dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi
- Auto-motivato/a, affidabile/a di sé ed energico/a
- Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti
- Flessibile e capace di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento
- Fortemente orientato/a agli obiettivi con capacità di concentrarsi sul raggiungimento di tutti i target di performance
- Team player capace di cooperare e lavorare bene con gli altri per raggiungere gli obiettivi
- Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento
- Dimostra onestà e affidabilità

Estimated compensation for this position: 38,000.00 – 47,000.00 EUR per year Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.

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