Assistant & office support - family company
Pubblicato il 05-08-2026 - WeHunt in Milano
Descrizione azienda
Per prestigiosa Family Company che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a Assistant & Office Support che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane.
La preghiamo di leggere attentamente la seguente descrizione del lavoro per assicurarsi di essere la persona giusta per questo ruolo prima di candidarsi.
Posizione
Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo.
1.Supporto alle Direzioni:
·Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management;
·Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio;
·Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali;
·Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate;
·Supporto al CEO nell’organizzazione di meeting interni ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.);
·Fornire supporto amministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità;
·Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti.
2.Segreteria e Office Management
·Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori;
·Gestione del centralino e della posta elettronica;
·Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d’ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità;
·Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto;
·Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).
3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate:
·Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione;
·Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico;
·Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l’ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali;
·Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.);
·Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne.
4.Supporto HR & Employee Services
·Gestione operativa del processo di onboarding dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda;
·Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti;
·Supporto operativo alle attività di offboarding, predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione;
·Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici), mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti;
·Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa;
·Coordinamento con le funzioni HR,
Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale;
·Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy;
·Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne.
5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro
·Collaborare con il Datore di Lavoro ed il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/2008;
·Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie;
·Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
·Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.);
·Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze;
·Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni;
·Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione;
Requisiti
- Esperienza anche breve in ruoli di office support, reception e segreteria.
- Buona padronanza del Pacchetto Office (Word, Excel) e familiarità con l'uso dei principali strumenti informatici.
- Buona conoscenza della lingua inglese: scritta e parlata.
- Capacità organizzative, attitudine al problem solving, puntualità e riservatezza.
Altre informazioni
- Contratto a tempo Indeterminato
- CCNL Commercio, Ral di 24.000 euro TK Restaurant 8 euro
- Coperture Assicurative Integrative
- Lavoro da remoto: non previsto. xrdbqlu
Sede
Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi.