Assistant & Office Support - Family Company
Pubblicato il 04-08-2026 - WeHunt in Milano
Descrizione azienda Per prestigiosa Family Company che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a Assistant & Office Support che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane.
Posizione
Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo.
1.Supporto alle Direzioni:
·Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management;
·Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio;
·Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali;
·Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate;
·Supporto al CEO nell'organizzazione di meeting interni ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.);
·Fornire supporto amministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità;
·Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti.
2.Segreteria e Office Management
·Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori;
·Gestione del centralino e della posta elettronica;
·Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d'ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità;
·Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto;
·Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).
3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate:
·Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione;
·Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico;
·Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l'ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali;
·Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.);
·Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne.
4.Supporto HR & Employee Services
·Gestione operativa del processo di onboarding dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda;
·Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti;
·Supporto operativo alle attività di offboarding, predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione;
·Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici), mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti;
·Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa;
·Coordinamento con le funzioni HR,
Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale;
·Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy;
·Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne.
5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro
·Collaborare con il Datore di Lavoro ed il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. *******;
·Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie;
·Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
·Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.);
·Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze;
·Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni;
·Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione;
Requisiti
Esperienza anche breve in ruoli di office support, reception e segreteria.
Buona padronanza del Pacchetto Office (Word, Excel) e familiarità con l'uso dei principali strumenti informatici.
Buona conoscenza della lingua inglese: scritta e parlata.
Capacità organizzative, attitudine al problem solving, puntualità e riservatezza.
Altre informazioni
Contratto a tempo Indeterminato
CCNL Commercio, Ral di ****** euro TK Restaurant 8 euro
Coperture Assicurative Integrative
Lavoro da remoto: non previsto.
Sede
Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi.