General Administration and Entity Assistant
Pubblicato il 06-08-2026 - Smiths Group in Milano
REF:
- DETECTIONEMEA01919- DIVISION:
- Smiths Detection- JOB FUNCTION:
- Administration SecretarialChi siamoDescrizione del lavoro
- Assicurare l’efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.**Responsibilities**: - Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
- Stabilisce e mantiene file, materiali e informazioni riservati.
- Pianifica e coordina appuntamenti, conferenze, riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
- Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e prepara rendiconti delle spese di viaggio.
- Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
- Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
- Ricerca e completa una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
- In modo indipendente, scrive lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
- Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
- Prepara la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
- Come assegnato, acquista e gestisce l'inventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.
- Altri compiti assegnati.
- Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )
- Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti
- Gestisce l’acquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.
- Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)
- Gestisce i consulenti per H&S;
- Assiste l’attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti
- Gestisce i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.
- Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami
- Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l’area service
- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali
- Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing
- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano
- Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto
- Attività di segreteria per il General Manager
- Acquisti materiale di cancelleria
- Gestione piccola cassa
- Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ
- Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami
- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell’organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi in Generale Svolge inoltre: - Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell’organismo di vigilanza ai sensi della 231
- Supporto e gestione di eventuali visite ispettive Responsabilità : - Amministrativa interna The Individual Technical Knowledge and Skills: - Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale
- Conoscenza base sulla contrattualistica
- Buon uso del pc and windows XP e NT
- Flessibilità sull’orario di lavoro
- SAP & Salesforce
- Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office preferibile buone skills MS XCL
- Possibili competenze in utilizzo di PowerBi
- Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
- Metodi avanzati di tenuta dei registri.
- Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
- Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un contesto di frequ