Office Manager

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Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati. **Posizione**:
Cerchiamo un/a _Office Manager _con esperienza in Studi professionali. Non è richiesta un’autonomia completa, in quanto è previsto un periodo di formazione e inserimento per acquisire le procedure interne. **Ruolo principale** E’ il punto di riferimento organizzativo e operativo dello Studio, responsabile di garantire il coordinamento e l’efficienza delle attività quotidiane, oltre a supportare i dipendenti nello svolgimento delle mansioni legate alla consulenza societaria, consulenza del lavoro, tenuta contabile e adempimenti fiscali. La figura assicura che ogni processo interno sia fluido, ottimizzato e orientato a offrire un servizio di alta qualità ai clienti. **A. Responsabilità principali** **1. Supervisione amministrativa e contabile** a) Supervisionare i rapporti giornalieri predisposti dal personale interagendo con gli stessi per una corretta gestione del suo aggiornamento giornaliero. b) Preparazione e supervisione dei report mensili e trimestrali relativi all’andamento economico dello studio, destinati alla direzione. c) Gestione della fatturazione attiva e passiva dello studio, assicurandosi che i pagamenti siano regolari e correttamente registrati. d) Controllo delle spese operative e dei costi fissi, individuando opportunità di risparmio o miglioramento. **2. Supporto strategico alla direzione** a) Fornitura di report dettagliati alla direzione sull’andamento delle attività, sui carichi di lavoro del personale e sui risultati economici dello studio. b)



Collaborazione con la direzione nello sviluppo di nuove strategie operative e nella pianificazione di iniziative per attrarre nuovi clienti o fidelizzare quelli esistenti. c) Assistenza nell’organizzazione di eventi informativi o formativi rivolti ai clienti, come seminari o webinar su tematiche fiscali, contributive e societarie. **3. Relazioni con fornitori e gestione risorse** a) Gestione dei contratti con fornitori di software gestionali, servizi informatici e materiali di consumo, garantendo la continuità operativa dello studio. b) Monitoraggio delle necessità di approvvigionamento e pianificazione degli ordini per materiali d’ufficio, dispositivi tecnologici e risorse aggiuntive. **4. Organizzazione interna e ottimizzazione dei processi** a) Implementazione di procedure standard per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre i tempi di completamento delle pratiche. b) Gestione e manutenzione degli strumenti informatici e dei software gestionali utilizzati per la contabilità, la consulenza e gli adempimenti fiscali, in collaborazione con fornitori esterni. c) Monitoraggio delle performance operative dello studio e proposta di soluzioni per migliorare l’efficienza. **5. Relazioni con i clienti** a) Gestione dei rapporti con i clienti dello studio, garantendo un alto livello di professionalità e tempestività nelle risposte. b) Supervisione della raccolta e della gestione della documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni fiscali e dei bilanci societari. c) Coordinamento degli incontri con i clienti,



sia in presenza che da remoto, per aggiornamenti periodici o discussioni specifiche su problematiche fiscali e societarie. d) Monitoraggio della soddisfazione dei clienti, raccogliendo feedback utili per migliorare i servizi offerti. **B. Comunicazione digitale e marketing**:
**1. Aggiornamento del sito web** a) Inserimento di nuovi contenuti, come articoli, notizie su normative fiscali e tributarie o servizi offerti dallo studio. b) Verifica periodica della funzionalità e dell’ottimizzazione del sito, collaborando con eventuali fornitori tecnici per migliorare la navigabilità e la visibilità. c) Creazione di una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ) per fornire supporto ai clienti. **2. Gestione dei social media** a) Creazione e pubblicazione di contenuti informativi su piattaforme social (es. LinkedIn, Facebook, Instagram) per promuovere i servizi dello studio e informare il pubblico su scadenze e novità fiscali. b) Interazione con i follower per rispondere a domande e raccogliere feedback. c) Pianificazione e gestione di campagne pubblicitarie mirate per attrarre nuovi clienti o promuovere servizi specifici. d) Monitoraggio dei risultati delle attività digitali, utilizzando strumenti di analisi (es. Google Analytics, Insights dei social) per valutare il ritorno delle iniziative intraprese. **Approfondimento della comunicazione digitale** L’Office Manager, oltre a garantire la gestione operativa dello studio, diventa un elemento chiave per la strategia digitale. L’aggiornamento del sito web e l’attività sui social media rappresentano strumenti fondamentali per: - Mantenere informati i clienti sulle novità legislative, sulle scadenze e sui servizi.
- Aumentare la visibilità dello studio attraverso contenuti

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