Executive Assistant

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Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.
La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all'AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.
Principali responsabilità: Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).
Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).
Curare la pianificazione e l'aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.
Gestire l'iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.




Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.
Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.
Supervisione e smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e tempestivo.
Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un'esperienza positiva e coerente con l'immagine aziendale.
Prenotazione e allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).
Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell'organizzazione degli spazi di stoccaggio.
Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.
Fornir

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