07 ago - Milano
House Of Dreamers
Administration & Operations AccountHouse of Dreamers UK – Freelance o inserimento in organico
Postology, società ideatrice e produttrice di format di intrattenimento immersivo internazionali, ricerca una figura di Administration & Operations Account da inserire con urgenza nel team dedicato a House of Dreamers UK, attualmente operativo a Londra.
La risorsa lavorerà come punto di raccordo tra l’amministrazione italiana, la società UK, il team operativo presente a Londra, i fornitori e la produzione.
Non cerchiamo necessariamente una persona proveniente dal settore degli eventi o dell’intrattenimento. Cerchiamo soprattutto un account affidabile, organizzato e concreto, con solide capacità amministrative, numeriche e gestionali, in grado di seguire contemporaneamente attività operative, economiche e documentali.
La posizione è aperta sia a professionisti freelance sia a candidati interessati a un inserimento diretto in organico.
Principali responsabilitàAmministrazione e gestione fornitori
- Richiedere e raccogliere quotazioni e preventivi da fornitori italiani e internazionali.
- Predisporre tabelle comparative economiche e supportare la selezione delle offerte.
- Verificare la corrispondenza tra preventivi approvati, contratti, ordini, interventi effettuati e fatture ricevute.
- Controllare la correttezza economica e documentale delle fatture prima della validazione da parte dell’amministrazione.
- Gestire i rapporti operativi con fornitori, manutentori, tecnici e consulenti.
- Monitorare gli interventi effettuati presso la venue di Londra, coordinandosi con il team locale e verificandone avanzamento, costi e corretta esecuzione.
- Organizzare e mantenere aggiornato l’archivio di contratti, preventivi, ordini, fatture e documentazione fornitori.
Controllo di gestione e reporting
- Aggiornare budget, forecast e actual relativi alle attività UK.
- Analizzare gli scostamenti tra budget preventivo e costi effettivamente sostenuti.
- Predisporre report, proiezioni economiche e tabelle comparative.
- Verificare la sostenibilità economica delle quotazioni e delle nuove attività.
- Supportare la direzione nella lettura dei dati e nella predisposizione di analisi decisionali.
- Creare e gestire file Excel strutturati, dashboard, tabelle pivot e sistemi di controllo periodico.
Personale e payroll
- Verificare presenze, turni, ore lavorate, assenze e documentazione del personale operativo presente a Londra.
- Raccogliere e controllare i dati necessari alla predisposizione del payroll.
- Riscontrare i dati trasmessi dai responsabili locali con i documenti prodotti dal payroll provider.
- Segnalare anomalie, differenze o costi non previsti.
- Collaborare con il team locale per garantire un flusso ordinato e puntuale delle informazioni.
Store, inventari e logistica
- Verificare le vendite dello store attraverso il gestionale aziendale.
- Monitorare incassi, quantità vendute, resi, giacenze e movimentazioni di magazzino.
- Predisporre documenti di pick-up, packing list e documentazione relativa al trasferimento della merce.
- Contattare spedizionieri e operatori logistici per richieste di quotazione, ritiri e consegne.
- Coordinare a livello documentale spedizioni, prese, trasferimenti e ricezione della merce.
- Gestire inventari periodici e verificare la corrispondenza tra giacenze fisiche e giacenze registrate.
- Organizzare e mantenere aggiornato il sistema documentale relativo a logistica, store e magazzini.
Eventi privati e attività commerciali
- Gestire le richieste di aziende, agenzie e clienti interessati a organizzare eventi presso House of Dreamers.
- Raccogliere le esigenze del cliente e predisporre preventivi economici.
- Coordinare la preparazione e la gestione della documentazione contrattuale.
- Organizzare il flusso informativo tra cliente, direzione, venue, produzione, catering, sicurezza, personale tecnico e altri stakeholder coinvolti.
- Monitorare tempistiche, costi, responsabilità e deliverable dell’evento.
- Seguire il cliente dal primo contatto fino alla chiusura amministrativa dell’attività.
Profilo ricercato
- Esperienza in ruoli di account management, amministrazione operativa, controllo di gestione, procurement, back office commerciale o coordinamento operations.
- Ottime capacità numeriche, analitiche e organizzative.
- Padronanza avanzata di Microsoft Excel, incluse formule, tabelle pivot, comparazioni, forecast e analisi degli scostamenti.
- Capacità di leggere e verificare preventivi, contratti, ordini, fatture e documentazione amministrativa.
- Buona comprensione delle logiche di budget, cash flow, cost control e marginalità.
- Capacità di gestire contemporaneamente più attività, fornitori e interlocutori.
- Precisione, affidabilità e forte orientamento alla risoluzione dei problemi.
- Autonomia operativa, capacità di stabilire le priorità e rispetto delle scadenze.
- Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
- Disponibilità a interfacciarsi quotidianamente con il team di Londra e, quando necessario, a effettuare trasferte presso la venue.
Non è indispensabile
- Aver lavorato nel settore degli eventi, delle mostre immersive o dell’intrattenimento.
- Possedere un precedente titolo da Producer o Event Manager.
- Avere un profilo creativo o tecnico.
L’esperienza specifica nel settore potrà essere acquisita rapidamente. Per questa posizione consideriamo prioritari il metodo di lavoro, la capacità di controllo, la precisione amministrativa, il senso pratico e l’attitudine a prendere in carico i problemi fino alla loro soluzione.
Cosa offriamo
- Inserimento in un progetto internazionale già operativo nel mercato UK.
- Ruolo trasversale con responsabilità concrete e contatto diretto con la direzione.
- Possibilità di incidere sull’organizzazione dei processi amministrativi e operativi.
- Ambiente agile, imprenditoriale e orientato ai risultati.
- Collaborazione freelance oppure inserimento diretto, da definire in base all’esperienza e alla disponibilità del candidato.
- Compenso e inquadramento commisurati alle competenze effettive.
Sede e modalità di lavoro
La posizione prevede un coordinamento costante tra Italia e Regno Unito, con attività prevalentemente da remoto presso la sede operativa di Milano, Via Palermo.
La sede operativa e la modalità di collaborazione saranno definite in base al profilo selezionato.
Candidatura
Inviare il proprio CV, indicando:
- attuale situazione professionale;
- disponibilità;
- preferenza tra collaborazione freelance e inserimento in organico;
- livello di conoscenza della lingua inglese;
- livello di utilizzo di Excel;
- eventuali esperienze nella gestione di budget, fornitori, payroll, logistica, magazzini o eventi aziendali;
- compenso o RAL attualmente percepiti e aspettative economiche.
Oggetto della candidatura: Administration & Operations Account – House of Dreamers UK
Retribuzione: €1.500,00 - €2.500,00 al mese
Sede di lavoro: Di persona
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