Assistente Operativo e Back Office Qualità

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Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati. **Posizione**:
**Assistente Operativo e Backoffice Qualità** **Missione del Ruolo** Garantire ordine, puntualità e coerenza nei flussi informativi, documentali e amministrativi di SAEM, liberando la Direzione e i progettisti da attività ripetitive o burocratiche, così da aumentare la produttività complessiva dell’azienda. **Responsabilità Principali** - Gestione amministrativa ordinaria
- Redazione e archiviazione documenti amministrativi (ordini, DDT, fatture, preventivi).
- Aggiornamento sistematico di Fatture in Cloud e altri gestionali.
- Gestione scadenze e adempimenti
- Mantenere aggiornato lo scadenzario unico (polizze, corsi, certificazioni, contratti,
- manutenzioni).
- Coordinarsi con SEWA e altri partner per ricevere aggiornamenti su corsi e adempimenti.
- Garantire zero scadenze dimenticate.
- Supporto al Sistema Qualità (ISO 9001)
- Aggiornare formazione personale e registri interni.
- Mantenere aggiornata la documentazione su risorse e processi.
- Supportare gli audit interni con report e documenti richiesti.
- Supporto ai progettisti e ufficio tecnico
- Eseguire attività di compilazione o archiviazione (preventivi, offerte, ordini, allegati tecnici).
- Gestire numerazioni documenti e coerenza archivio digitale.
- Preparare documenti per gare e forniture.
- Comunicazioni e coordinamento interno
- Gestire auguri, comunicazioni interne e piccoli eventi aziendali.




- Favorire la chiarezza nei flussi di comunicazione interna.
- Risultati Attesi (KPI misurabili)
- 100% scadenze rispettate senza solleciti esterni.
- Zero errori formali nei documenti inviati o archiviati.
- Aggiornamento ISO completato mensilmente.
- Riduzione del 30% del tempo operativo non tecnico del Direttore e dei progettisti entro 6 mesi. **Requisiti**:
**Requisiti del Ruolo** - Diploma o laurea breve in ambito amministrativo/organizzativo.
- Esperienza pregressa in aziende tecniche o manifatturiere.
- Conoscenza di base delle procedure ISO 9001.
- Padronanza di Excel, gestionali cloud (es. Fatture in Cloud), e strumenti di archiviazione digitale.
- Precisione, autonomia, capacità di mantenere ordine sotto pressione. **Soft Skills Chiave** - Mentalità di servizio e collaborazione.
- Capacità di priorità e sintesi.
- Discrezione e affidabilità.
- Attitudine al miglioramento continuo.
- Reportistica **Altre informazioni**:
**Report settimanale sintetico (max 10 righe)**: - Attività completate
- Scadenze in arrivo
- Anomalie o blocchi **Inquadramento e Retribuzione** Impiegato amministrativo livello 3-4 CCNL Metalmeccanici. **Retribuzione** lorda annua 28-32k (commisurata a esperienza e autonomia). **Orario** full-time con possibilità futura di tempo parziale orizzontale o flessibile. **Onboarding (Prime 4 settimane)** Settimana 1: familiarizzazione con SAEM, processi, archivi e scadenze. Settimana 3: assunzione gestione scadenzario e ISO. Settimana 4: autonomia base e primo report settimanale completo.

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