Office Manager & Sales Assistant

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Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda.

Per candidarsi, è sufficiente leggere la seguente descrizione del lavoro e assicurarsi di allegare i documenti pertinenti.

Di cosa ti occuperai:

1) Gestione ufficio e facility

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- Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori)

- Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)

- Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio

2) Amministrazione e finance

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- Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca

- Elaborazione mensile delle note spese aziendali

- Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale

3) Eventi e comunicazione interna

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- Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi)

- Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni)

4) Qualità, sicurezza e compliance

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- Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001

- Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team





- Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)

- Punto di contatto per il team italiano su:

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- Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza)

- Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche

- Rapporti con fornitori di hardware e telefonia

- Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali)

- Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri)

- Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto

- Organizzazione dell'agenda del management

- Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)

- Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti

- Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze

Formazione ed esperienza:

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- Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo)

- Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager,



Executive/Team Assistant, Administrative Assistant)

- Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus

- Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)

- Conoscenza del francese come plus

- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)

- Familiarità con piattaforme di home banking

- Gradita esperienza con CRM

- Gradita conoscenza base di contabilità/note spese

Ulteriori caratteristiche: xysqume

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- Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana

- Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo

- Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti)

- Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio

Ulteriori informazioni

Lavorando in Sia troverai:

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- Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance

- Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all’interno di Team multidisciplinari

- Una continuacrescita eun forte spirito imprenditoriale

- Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti

- Un luogo che abbraccia la concezione dilavoro adattabile e fa propri valori come la fiducia, l’autonomia e il rispetto tra le persone

- Un ambientedove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo

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