Coordinatore di Eventi

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Informazioni sul ruolo

Palestrina unisce tradizione, cultura e una forte partecipazione della comunita locale. In Motocultor Eventi e Mercati Italia SRL trasformiamo questi elementi in eventi, fiere, mercati e iniziative capaci di creare esperienze ben organizzate e coinvolgenti.

Progettiamo e coordiniamo manifestazioni pubbliche, eventi aziendali, mercati tematici, iniziative culturali e attivita promozionali. Crediamo che un evento di successo debba essere pianificato con precisione, comunicato in modo esplicito e gestito con attenzione in ogni fase.

Cerchiamo un Coordinatore di Eventi capace di seguire l organizzazione delle iniziative dalla pianificazione iniziale fino alla chiusura operativa.

Non ti limiterai a gestire un calendario. Coordinerai fornitori, spazi, partecipanti, materiali e tempistiche, assicurando che ogni attivita venga completata nel rispetto del programma e del budget.

Collaborerai con tecnici, espositori, fornitori, artisti, sponsor e personale operativo. Sarai il punto di collegamento tra il piano dell evento e le attivita necessarie per realizzarlo in modo ordinato e professionale.

Perche lavorare con noi

Ambiente di lavoro La nostra sede si trova a Palestrina, in una zona ben collegata con Roma e con i principali comuni dell area orientale del Lazio.

Offriamo un ambiente dinamico, collaborativo e orientato ai risultati. Valorizziamo la capacita di organizzare, comunicare e mantenere il controllo anche durante giornate operative intense.

Cultura organizzativa

Non dovrai convincerci dell importanza di una pianificazione dettagliata. Sappiamo che fornitori, permessi, allestimenti e comunicazioni devono essere coordinati con precisione per evitare ritardi e problemi.

Avrai la possibilita di contribuire alle decisioni operative e di proporre miglioramenti ai processi di organizzazione degli eventi.

Strumenti moderni

Utilizziamo software per la gestione dei progetti, calendari condivisi, sistemi di registrazione, strumenti per la preparazione dei preventivi e piattaforme digitali per la comunicazione con fornitori e partecipanti.

Monitoriamo scadenze, budget, forniture, iscrizioni e attivita operative attraverso documenti e report aggiornati.

Crescita professionale

Avrai accesso a formazione su organizzazione di eventi, gestione dei fornitori, sicurezza, logistica, comunicazione e controllo dei costi.

Supportiamo lo sviluppo delle competenze nelle aree di produzione eventi, gestione di progetto, marketing e relazioni con partner ed espositori.

Responsabilita principali

Pianificazione degli eventi

Collaborare alla definizione degli obiettivi, del programma e delle attivita operative.

Preparare calendari, scadenze e piani di lavoro dettagliati.





Verificare che ogni fase disponga delle risorse e delle informazioni necessarie.

Gestione delle sedi

Ricercare e valutare spazi adatti alle caratteristiche dell evento.

Coordinare sopralluoghi, accessi, orari e modalita di utilizzo delle sedi.

Verificare disponibilita di energia, servizi, aree di carico e spazi per il pubblico.

Coordinamento dei fornitori

Contattare aziende di allestimento, catering, sicurezza, pulizia e assistenza tecnica.

Richiedere preventivi, confrontare offerte e confermare servizi e tempistiche.

Verificare che i fornitori rispettino gli accordi e gli standard richiesti.

Gestione degli allestimenti

Coordinare montaggio, posizionamento e smontaggio di stand, arredi, segnaletica e materiali promozionali.

Controllare che gli spazi siano pronti prima dell apertura.

Gestire modifiche e problemi operativi durante le fasi di preparazione.

Coordinamento di espositori e partecipanti

Fornire informazioni chiare su accessi, orari, documentazione e regole dell evento.

Raccogliere esigenze tecniche e organizzative.

Gestire richieste, modifiche e comunicazioni prima e durante l iniziativa.

Gestione della logistica

Organizzare trasporto, consegna e movimentazione dei materiali.

Definire gli orari di carico e scarico.

Verificare che attrezzature, documenti e forniture arrivino nei tempi previsti.

Controllo del budget

Collaborare alla preparazione e all aggiornamento del budget.

Monitorare costi relativi a spazi, fornitori, materiali e servizi.

Segnalare eventuali variazioni e proporre alternative compatibili con le risorse disponibili.

Supporto alla comunicazione

Collaborare con il team marketing per preparare programmi, aggiornamenti e informazioni operative.

Verificare la correttezza di orari, luoghi, contatti e modalita di partecipazione.

Supportare la distribuzione dei materiali informativi.

Gestione operativa durante l evento

Coordinare le attivita sul posto e verificare il rispetto del programma.

Essere il punto di riferimento per fornitori, partecipanti e personale operativo.

Intervenire rapidamente in caso di ritardi, modifiche o problemi tecnici.

Chiusura e valutazione

Coordinare lo smontaggio e la restituzione degli spazi.

Raccogliere fatture, documenti e conferme dei servizi completati.

Preparare un riepilogo dei risultati, dei costi e delle principali criticita.

Cosa cerchiamo

Esperienza





Almeno 3 anni di esperienza nell organizzazione di eventi, fiere, mercati o iniziative promozionali.

Esperienza nel coordinamento di fornitori, sedi e attivita operative.

Esperienza nella gestione contemporanea di piu scadenze e interlocutori.

Competenze organizzative

Capacita di creare piani di lavoro, calendari e liste di controllo.

Precisione nel monitoraggio delle attivita e della documentazione.

Capacita di stabilire priorita e modificare rapidamente il piano quando necessario.

Gestione dei fornitori

Esperienza nella richiesta e nel confronto di preventivi.

Capacita di verificare qualita, costi e rispetto degli accordi.

Buone capacita di comunicazione e negoziazione.

Gestione del budget

Capacita di monitorare spese, ordini e costi operativi.

Buona conoscenza dei fogli di calcolo.

Attenzione alle differenze tra costi previsti e costi effettivi.

Strumenti digitali

Esperienza con strumenti per la gestione dei progetti, calendari condivisi e piattaforme di comunicazione.

Capacita di utilizzare fogli di calcolo, documenti, presentazioni e sistemi di registrazione.

La conoscenza di software dedicati alla gestione degli eventi sara considerata un vantaggio.

Comunicazione

Capacita di comunicare con clienti, fornitori, espositori e personale operativo.

Abilita nel fornire istruzioni chiare e gestire richieste urgenti.

Approccio professionale anche durante situazioni intense o impreviste.

Disponibilita operativa

Disponibilita a lavorare occasionalmente durante fine settimana, festivita o orari serali in base al calendario degli eventi.

Disponibilita a effettuare sopralluoghi e spostamenti nell area del Lazio.

Flessibilita nella gestione degli orari durante le fasi di allestimento e svolgimento.

Formazione

Diploma o laurea in Organizzazione di Eventi, Comunicazione, Marketing, Turismo o disciplina equivalente.

Saranno valutati anche percorsi formativi diversi accompagnati da esperienza professionale pertinente.

Competenze linguistiche

Italiano fluente, livello C1 o madrelingua.

La conoscenza dell inglese almeno a livello B1 sara considerata un vantaggio per comunicare con espositori e fornitori internazionali.

Mentalita professionale

Cerchiamo una persona pratica, organizzata e capace di mantenere la calma durante situazioni operative complesse.

Dovrai sapere quando seguire il programma stabilito e quando modificare rapidamente le priorita per garantire il corretto svolgimento dell evento.

Sono fondamentali affidabilita, precisione, capacita di collaborazione e attenzione costante all esperienza di partecipanti, espositori e clienti.

Retribuzione: €1.800,00 - €2.200,00 al mese

Benefit

- Bevande gratis
- Parcheggio libero
- Rimborso spese cellulare

Sede di lavoro: Di persona

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