Executive/Office Assistant - Tempo determinato/Tempo indeterminato

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Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Office/Executive Assistant.

Si candidi rapidamente per massimizzare le sue possibilità di essere considerato/a per un colloquio. Legga la descrizione completa del lavoro qui sotto.

Si offre tempo determinato finalizzato all’assunzione con RAL (in base all’esperienza pregressa tra i 30 e i 35 K).

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

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- Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.

- Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale.

- Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi

- Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese

- Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building

- Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:
1. Esperienza e Background

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- Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analogi (Office Assistant, Executive Assistant,



Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).

- Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

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- Lingue straniere: Ottima conoscenza della lingua Inglese (livello B2/C1) , sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.

- Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

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- Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.

- Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.

- Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia. xysqume

- Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.

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