HR Administration Specialist
Pubblicato il 11-08-2026 - GXO Logistics in Bologna
GXO azienda Multinazionale Americana, che offre servizi di Logistica Integrata, presente in Italia con 50 depositi/siti. La risorsa risponderà all'HR Business Partner e sarà il primo punto di riferimento HR per i dipendenti sulla maggior parte degli argomenti relativi al Personale, curando ogni aspetto del ciclo di vita aziendale del dipendente.
Responsabilità previste dal ruolo:
- La risorsa svolgerà il ruolo di HR Admin di sito all’interno del sito GXO coordinandosi funzionalmente con il/le responsabili di deposito e la Direzione HR;
- Risponde al personale attivo nel/i sito/i di competenza a quesiti di primo livello inerenti buste paga, regolamento interno, ferie, permessi, straordinari, normativa sul lavoro, coordinandosi con le altre funzioni HR di direzione e l’HR Generalist/HR Manager;
- Inserimento nel gestionale Zucchetti Presenze Project delle anagrafiche del personale diretto e somministrato;
- Gestione e controllo dei cartellini presenze dei lavoratori attraverso il gestionale Zucchetti Presenze Project, e invio alle agenzie interinali per il personale somministrato;
- Contatti con le agenzie interinali per problematiche relative ai cartellini presenze e fatture dal loro gestiti direttamente sul nostro contesto Zucchetti;
- Formazione al personale sull’utilizzo di Zucchetti Workflow per le presenze;
- Supporto al Site Manager e all’HR Generalist di sito per la stesura e messa in opera in Zucchetti dei Piani di smaltimento Ferie/Rol;
- Monitoraggio piano ferie del personale con rendicontazione alla Direzione HR;
- Predisposizione reportistica ad uso interno relativo ai KPI HR (assenteismo, straordinari, cartellini presenze, suddivisione assenze per tipologia etc);
- Monitoraggio maternità (con anche predisposizione documentazione maternità anticipate per ITL), malattia e legge 104 del personale del sito;
- Monitoraggio e gestione della documentazione del personale in caso di Infortunio (recupero documenti e informazioni e stesura prima bozza della denuncia di infortunio);
- Gestione e stesura della contrattualistica (lettere assunzioni, proroghe, trasformazioni, part time, full time, etc.) e check list di uscita del personale alla cessazione;
- Monitoraggio e gestione delle scadenze contrattuali per personale diretto e somministrato;
- Preparazione file per caricamento anagrafiche e dati retributivi nel gestionale paghe ADP;
- Predisposizione di file di upload per il gestionale paga (es. file per recupero straordinari arretrati, file per pagamento/liquidazione di voci particolari);
- Gestione e consegna Welcome Kit lavoratori (consegna e spiegazione regolamento interno, codice etico, informativa privacy, consegna detrazioni fiscali, documento scelta TFR, etc.);
- Gestione e verifica dei documenti del personale (modulo detrazioni di imposta, scelta TFR, etc.);
- Gestione insieme all’HR Generalist delle richieste di Nulla Osta alla PV per inserimento categorie protette;
- Gestione (ordine, abilitazione/disabilitazione, assegnazione, etc..) badge di accesso del personale sul gestionale di controllo accessi (es. Wingaep, VAM, ...).
Competenze e Requisiti richiesti:
- Laurea in discipline umanistiche/ Economia/Giurisprudenza;
- Esperienza di almeno 2-3 anni nel medesimo ruolo, presso aziende multinazionali/nazionali;
- Preferibilmente nel settore logistico, retail o industriale;
- Orientamento al cliente interno;
- Buona conoscenza dell’amministrazione e dei costi del personale;
- Buona conoscenza delle tematiche relative al diritto del lavoro, alla contrattualistica ed esperienza consolidata nei processi di recruitment;
- Buone doti comunicative e relazionali, concretezza, pragmatismo, problem solving, flessibilità, capacità di analisi, orientamento al cliente interno ed esterno;
- Buona conoscenza della lingua inglese e di Excel.
Un’opportunità lavorativa in una cultura organizzativa intraprendente, aperta, dove lo sviluppo e il contributo personale sono centrali.
Range:
€28.000–€34.000, in base a esperienza, competenze e qualifiche, in linea con i requisiti applicabili dell’UE in materia di trasparenza retributiva ed equità salariale.
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