Executive Assistant
Pubblicato il 13-08-2026 - jobsdeerns in Milano
Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.
La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.
ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT
- Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).
- Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).
- Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.
- Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.
- Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.
SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT
- Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.
- Supervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.
- Accoglienza competente di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.
- Prenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).
- Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio.
- Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrier