Asistente Técnico Administrativo de Sub-oficina

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Contexto de la Organización HIAS trabaja en Venezuela desde hace 16 años, es una organización que trabaja para la protección de las personas refugiadas y comunidades en condiciones de vulnerabilidad. HIAS apoya a las personas refugiadas para que puedan reconstruir sus vidas y busca que todas las personas sean tratadas con dignidad. HIAS implementa sus programas de salud mental y apoyo psicosocial, prevención y respuesta a la violencia basada en género, protección legal, agua, saneamiento e higiene, e Inclusión económica, basándose en el enfoque ecológico, multisectorial y del triple nexo, para contribuir a que las personas refugiadas y las comunidades más vulnerables puedan mitigar necesidades, fortalezcan sus capacidades, encuentren soluciones y reconstruyan sus vidas en condiciones de dignidad. Objetivo:
HIAS requiere contratar de manera temporal y por honorarios profesionales a un Asistente Administrativo con el fin de asistir los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros en el marco de un proyecto de asistencia en alimentación implementado por la organización. (Contrato por 3 meses) Roles y responsabilidades: - Soportar y apoyar los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros gestionados en la sub-oficina de HIAS en Puerto Ordaz, de acuerdo con los lineamientos y políticas de la organización.
- Preparar en conjunto con el liderazgo de la sub-oficina las solicitudes de fondos de los proyectos, y las procesa con el Departamento de contabilidad y finanzas nacional, según los lineamientos y en los tiempos establecidos.
- Apoyar al personal de la sub-oficina en la identificación y gestión de las necesidades administrativas, financieras y logísticas para la realización de actividades.
- Informar y orientar al personal de la sub-oficina sobre los procesos de compra y contratación, solicitudes de gastos de viaje, adquisición de materiales e insumos para actividades, procesos de rendición de gastos, entre otros,



para que se realicen de forma correcta.
- Procesar y documentar según los lineamientos de la organización las rendiciones de los gastos (rendición de gastos, procesos de compra, logísticos, otros), y los pagos a los proveedores.
- Revisar los documentos administrativos, logísticos, contables y financieros para asegurar que cumplen con las disposiciones del país: facturas y demás documentos fiscales, otros.
- Realizar el seguimiento a la asignación y ejecución del presupuesto de los proyectos en conjunto con el liderazgo de la sub-oficina, y elevar las alertas de sub y sobre ejecución.
- Apoyar en las conciliaciones de presupuestos de los proyectos que así lo requieran.
- Soportar la gestión administrativa y operativa de los procesos de compra y contratación de servicios (identificación de proveedores, solicitudes de cotización, procesamiento, entre otros).
- Identificar y gestionar administrativamente la solución de las necesidades de equipos e infraestructura de la sub-oficina en coordinación con el liderazgo del equipo nacional (finanzas, operaciones, programas, otros).
- Reportar al liderazgo de la sub-oficina y al equipo nacional novedades, necesidades y retos referente al área administrativa.
- Enviar, recibir, archivar y mantener actualizada la información y documentación de los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros de la sub-oficina.
- Preparar informes que le sean solicitados.
- Cualquier otra función inherente a las responsabilidades y objetivos del cargo. Confidencialidad Cualificaciones y Requerimientos: - Profesional/Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas, Contabilidad o similares.
- Dos años de experiência en una responsabilidad similar.
- Manejo de computadoras bajo contesto Windows.
- Manejo de Office, Excel (indispensable)
- Habilidades de comunicación oral y escrita
- Capacidad de trabajo en equipo.
- Capacidad organizativa.
- Capacidad de trabajar bajo presión.

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