Executive Assistant

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**Ipsen** è un’azienda biofarmaceutica globale focalizzata sull'innovazione e sulle cure specialistiche. Il nostro obiettivo è fare la differenza in modo sostenibile migliorando significativamente la salute e la qualità della vita dei pazienti, fornendo soluzioni terapeutiche efficaci per bisogni medici non soddisfatti attraverso medicinali innovativi in Oncologia, Neuroscienze e Malattie Rare. L’ **Executive Assistant**fungerà da project manager per tutti i processi e garantirà assistenza e supporto alle attività. Coordinerà l’adempimento di tutti gli aspetti amministrativo-burocratici della Field Force, in conformità alla normativa e alle procedure aziendali. Supporterà il **Business Unit Head** nel monitoraggio del budget, nell’organizzazione dei meeting, nella preparazione della documentazione e nella gestione dell’agenda personale. **Ruolo**
- Project management dei processi
- Monitoraggio del budget
- Organizzazione delle attività amministrative a supporto dei processi della Direzione, garantendo il rispetto delle procedure interne.
- Supporto della Field Force nella gestione del rapporto con gli uffici amministrativi aziendali per le attività amministrativo-burocratiche e l’organizzazione/spedizione del materiale.
- Supporto alla BU nella preparazione della documentazione e delle presentazioni.
- Partecipazione alle riunioni di BU e preparazione della documentazione a supporto dei meeting e alla loro conclusione.




- Partecipazione all’organizzazione delle Riunioni di Ciclo annuali.
- Pianificazione dell’agenda del BUH di riferimento, organizzando gli appuntamenti in base alle priorità definite
- Supporto nella programmazione viaggi, organizzando gli aspetti logistici e di soggiorno.
- Organizzazione dei meeting della BU, contattando i partecipanti e predisponendo la documentazione necessaria, in ottemperanza alla normativa di riferimento.
- Interfaccia con gli interlocutori esterni all’Azienda, veicolando un’immagine aziendale di professionalità e competenza.
- Supporto alla BU nella selezione, qualifica e gestione dei fornitori.
- Supporto alla BU nella gestione dei contratti e sponsorizzazioni. **Titoli di Studio** Diploma di scuola superiore o formazione equivalente **Esperienza** Esperienza pregressa mínima di 5 anni nel ruolo/in attività di supporto, in contesti multinazionali ad elevata complessità organizzativa e di prodotto. Comprovata conoscenza delle tematiche specifiche (es. gestione agenda, organizzazione riunioni e viaggi, gestione documentazione e predisposizione presentazioni). Esperienza pregressa nel settore farmaceutico è un plus. **Lingue** Madrelingua o conoscenza ad uso qualificato della lingua italiana Conoscenza ad uso professionale della lingua inglese **Competenze Tecniche**
- Gestione Agenda e Planning
- IT: ottima conoscenza dei principali applicativi di Office (excel, word, power point), database ed applicativi di riferimento

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