Executive Assistant & Office Support (sostituzione maternità)

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ppPer la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant Office Support per sostituzione maternità. /p pLa risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management. /p h3ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT /h3 ul liGestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams). /li liOrganizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti). /li liCurare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività. /li liGestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online. /li liProdurre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti. /li /ul h3SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT /h3 ul liGestione del centralino, smistando le chiamate in entrata. /li liSupervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e tempestivo. /li liAccoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale. /li liPrenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni,



verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack). /li liGestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio. /li liGestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne. /li liFornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering. /li liCurare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali. /li liSupportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding. /li liSupervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti. /li liCollaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi. /li liGestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro. /li /ul h3Requisiti e competenze /h3 ul liDiploma o Laurea in ambito economico, linguistico o affine. /li liAlmeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi,



preferibilmente in contesti strutturati o internazionali. /li liBuona conoscenza della lingua inglese. /li liSolida esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte, eventi e fornitori. /li liOttima padronanza del pacchetto Microsoft 365 e degli strumenti di calendarizzazione e videoconferenza. /li liFamiliarità con piattaforme per prenotazioni viaggi, spedizioni e gestione approvvigionamenti. /li liCompetenze nella gestione documentale e nell’organizzazione logistica di eventi. /li liEccellenti capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli. /li liProattività, flessibilità e spiccato problem solving. /li liOttime doti relazionali, comunicative e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi. /li liRiservatezza, affidabilità e orientamento alla qualità del servizio. /li /ul pCCNL Applicato : Terziario H011 /p pCome parte del nostro pacchetto retributivo, offriamo Wellhub, la piattaforma globale per il benessere che dà accesso a palestre, corsi fitness, servizi digitali e app per la salute e il wellbeing. /p pDeerns è un’azienda bcertificata Great Place to Work® Italia (2025–2026) /b. /p pDeerns Italia S.p.A. sostiene le pari opportunità lavorative garantendo un ambiente inclusivo e si impegna a combattere tutte le forme di discriminazione. Pertanto, l’integrazione nel nostro team è volta a tutte le persone senza alcuna distinzione di genere, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità o età. /p pI nostri valori comprendono il rispetto, l’integrità, l’innovazione e l’inclusione. /p pI dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679. /p /p #J-18808-Ljbffr

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