Back office amministrativo

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La risorsa sarà inserita all’interno dell’area Amministrazione della nostra sede di Genova e si occuperà prevalentemente di attività di back office amministrativo, con particolare riferimento all’inserimento, aggiornamento e controllo dei dati all’interno del gestionale aziendale relativi alle commesse.

La figura garantirà la corretta impostazione, gestione e monitoraggio delle anagrafiche di commessa attraverso la creazione delle strutture di progetto, l’aggiornamento della WBS, la predisposizione dei budget di costo e l’esecuzione dei ribalti dei costi preventivi, assicurando la qualità, la completezza e l’affidabilità dei dati economici e gestionali.

È richiesta una pregressa esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente in realtà a commessa e con una buona conoscenza dei processi di ciclo attivo e ciclo passivo, oltre a una consolidata dimestichezza con l’utilizzo dei gestionali aziendali per attività di data entry e controllo dati.

MANSIONI PRINCIPALI

Gestione del Ciclo Passivo e del Ciclo Attivo

- Monitoraggio e registrazione delle fatture passive all’interno del gestionale aziendale nel rispetto delle tempistiche e procedure aziendali. Con relativa verifica della correttezza della documentazione amministrativa e della corrispondenza con ordini, contratti e commesse.
- Predisposizione della fatturazione attiva nel rispetto delle tempistiche contrattuali e delle procedure aziendali, con calcolo degli importi da fatturare sulla base dei rapportini di intervento, degli stati di avanzamento, dei contratti e delle informazioni ricevute dalle funzioni competenti.




- Monitoraggio dello stato della fatturazione e collaborazione con Amministrazione e Controllo di Gestione della Sede di Bergamo per la corretta imputazione dei Costi e ricavi nel gestionale aziendale.

Attività di Back Office e Inserimento Dati

- Inserimento, aggiornamento e manutenzione dei dati nel gestionale aziendale.
- Verifica della correttezza e completezza delle informazioni inserite.
- Controllo della coerenza dei dati amministrativi, contabili ed economici relativi alle commesse.
- Supporto operativo alle attività amministrative correlate alla gestione delle commesse.

Creazione delle Commesse, Integrazione e Aggiornamento WBS

- Apertura e configurazione delle nuove commesse nei sistemi gestionali aziendali. Con Inserimento e verifica dei dati anagrafici, contrattuali ed economici della commessa.
- Definizione delle strutture organizzative e contabili associate ai progetti.
- Controllo della corretta attribuzione dei centri di costo.
- Creazione, manutenzione e aggiornamento della struttura WBS delle commesse.
- Verifica della coerenza tra struttura WBS e contratto.
- Supporto ai Project Manager nella definizione della struttura di progetto.

Budget Costi

- Caricamento del budget iniziale di commessa in collaborazione con le funzioni coinvolte.

Ribalto Costi Preventivi

- Gestione delle attività di ribaltamento dei costi preventivi sulle commesse.
- Verifica della correttezza dei criteri di imputazione dei costi.




- Controllo della quadratura dei dati economici e contabili.

RESPONSABILITÀ

Collaborare con i team di Amministrazione, Controllo di Gestione e Ufficio Tecnico per garantire la qualità dei dati gestionali, la correttezza, completezza e tempestività dell’inserimento dei dati.

Assicurare la corretta gestione delle anagrafiche e delle strutture di commessa e Garantire l’aggiornamento tempestivo dei budget e delle WBS.

Verificare l’affidabilità e la coerenza dei dati economici e amministrativi.

Controllare la corretta allocazione dei costi diretti e indiretti sulle commesse.

REQUISITI

- Diploma o Laurea in discipline economiche o affini.
- Esperienza pregressa di almeno 2-3 anni in attività di back office amministrativo.
- Buona conoscenza dei processi amministrativi, con particolare riferimento al ciclo attivo e al ciclo passivo.
- Esperienza nell’utilizzo di gestionali aziendali per attività di inserimento dati e controllo documentale.
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
- Precisione, organizzazione, attenzione ai dettagli e capacità di lavorare con elevati volumi di dati.
- Attitudine al lavoro in team e alla collaborazione con funzioni aziendali trasversali.

Il presente annuncio è rivolto a tutti/e i/le candidati/e nel rispetto delle pari opportunità, ai sensi delle leggi 903⁄77 e 125⁄91 e dei D. Lgs. 215⁄03 e 216⁄03, indipendentemente da genere, età, nazionalità, disabilità, orientamento sessuale o altre caratteristiche personali. Le procedure di selezione si svolgono in conformità all’art. 5 della Direttiva UE 2023⁄970 in materia di trasparenza retributiva.

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