Personal Assistant/ Secretary
Pubblicato il 15-08-2026 - International Schools Partnership in Bergamo
Job Description
Addetto Front Office (Receptionist)
L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra i le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.
Responsabilità principali
Accogliere l’utenza che necessita di informazioni o prestazioni, sia in presenza che telefoniche.
Fornire informazioni a ospiti e clienti;
Rispondere alle chiamate e alle email;
Smistare la posta;
Redigere comunicazioni e lettere;
Archiviare documentazione;
Offrire supporto alle segreterie;
Fornire cartellini identificativi ai visitatori;
Sorvegliare gli ingressi alla struttura.
Competenze, qualifiche ed esperienza
Doti comunicative e relazionali
Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'Istituto, è indispensabile che l'addetto alla reception abbia eccellenti doti relazionali e comunicative.
Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.
Doti informatiche
Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su PC, tablet o altri dispositivi in modo affidabile e veloce.
Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.
Capacità organizzative e multitasking
La persona addetta al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al telefono e prendere ap