Executive Assistant

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Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con possibilità di inserimento a lungo termine presso i nostri uffici a Rho (MI). **Responsabilità principali**
Le attività previste sono riportate di seguito:
1. Gestione amministrativa: - Attività di segreteria generale tra i quali gestione della corrispondenza, chiamate e ordini.
- Monitoraggio dello scadenziario e rinnovi.
- Monitoraggio dell’inventario. 2. Gestione contabile: - Fatturazione attiva e passiva.
- Gestione dei solleciti dei pagamenti.
- Coordinamento delle attività contabili in collaborazione con il commercialista.
- Inserimento dei pagamenti sul portale della banca. 3. Gestione certificazioni ISO: - Aggiornamento e archiviazione dei documenti, certificati e report.
- Aggiornamento dei documenti necessari per le certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001.
- Preparazione dei documenti necessari per la certificazione ISO 27001. 4. Gestione del personale: - Monitoraggio delle presenze e gestione documentale delle trasferte.
- Verifica e registrazione delle presenze, note spese e buoni pasto.
- Coordinamento con il medico competente per visite, sopralluoghi e riunioni periodiche.
- Organizzazione logística (prenotazione voli, alberghi, taxi).
- Supporto nell’elaborazione dei cedolini in collaborazione con il consulente del lavoro.
- Gestione delle pratiche di assunzione e cessazione, tirocini e rapporti con le Università.
- Coordinamento dei corsi obbligatori e facoltativi. 5. Gestione delle commesse
- Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto. 6.



Gestione del business plan KS e Hierarchy 4.0
- Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto.
- Preparazione delle pratiche per il attuale immobile e ristrutturazione. 7. Creazione di presentazioni, minute di meeting e report aziendali. 8. Altri compiti propri del ruolo. **Requisiti**
- Diploma o Laurea Triennale.
- Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in aziende operanti nel settore ingegneristico a livello internazionale.
- Ottima conoscenza delle funzionalità di Microsoft Excel
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office in generale (Outlook, Word, PowerPoint, Teams).
- Conoscenza del pacchetto Google Workspace.
- Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta. **Soft skills**
- Capacità di anticipare le esigenze e mentalità orientata al problem solving.
- Capacità di comunicare in modo chiaro e diretto e predisposizione alle relazioni interpersonali.
- Adattamento ai cambiamenti e abilità nell’organizzare le attività per rispettare le scadenze.
- Capacità di lavorare in modo indipendente, mantenendo riservatezza e affidabilità nelle mansioni quotidiane. **Benefit offerti**
- Buoni pasto.
- Welfare aziendale.
- Partecipazione a eventi di teambuilding. **Orario di lavoro**: Full-time, 40 ore settimanali (lunedì-venerdì, dalle 9:00 alle 18:00). Contratto di lavoro: Tempo determinato Domande di preselezione: - Hai esperienza nell'utilizzo di Excel? Lingua: - Inglese (Obbligatorio)

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