Assistent Medewerker Bedrijfsbureau
Pubblicato il 18-08-2026 - SUN-TIMES in Milano
Siamo SUNTIMES:: un'agenzia creativa indipendente con sede a Milano e La Spezia, oggi tra le top 10 agenzie creative indipendenti più grandi d'Italia.
Un team di 70 persone che ogni giorno lavora con un approccio olistico alla comunicazione, integrando Strategy, Creativity, Content e Media.
Non siamo una semplice agenzia: siamo un partner strategico con un mindset imprenditoriale.
Viviamo ogni progetto come se fosse nostro, con proattività, visione e responsabilità.
Lavoriamo con brand leader come SMEG, Enervit e Lenovo e costruiamo con loro progetti che hanno un impatto concreto sulle persone e sul business.
Crediamo nell'AI come leva di crescita reale per portare l'intelligenza artificiale dentro i processi creativi nostri e dei nostri partner.
Stiamo cercando un* Office Assistant da inserire all'interno del nostro team Finance, con un ruolo trasversale a supporto della gestione degli uffici e dell'ufficio acquisti.
Sarai il punto di riferimento per l'organizzazione quotidiana degli spazi di lavoro, affiancando anche il team HR nelle attività di supporto alle persone.
Attività di back office (gestione documentale e archiviazione)
Accoglienza dei clienti e predisposizione delle sale riunioni
Gestione delle spedizioni e dei ritiri (prenotazioni, DDT, resi)
Contatto con i fornitori esterni per la risoluzione di problematiche tecniche, garantendo la corretta funzionalità degli uffici
Gestione e monitoraggio delle scorte di materiali di consumo, cancelleria e forniture per l'ufficio
Coordinamento della manutenzione ordinaria e straordinaria degli spazi e delle attrezzature
Supporto nell'organizzazione logistica di eventi interni, meeting e visite di clienti e fornitori
Ufficio Acquisti
Supporto all'ufficio acquisti nella gestione degli ordini e nei rapporti con i fornitori
Richiesta e comparazione di preventivi per la selezione dei fornitori più adatti
Predisposizione e monitoraggio degli ordini di acquisto (buoni d'ordine, conferme d'ordine)
Aggiornamento e mantenimento dell'anagrafica fornitori e dell'archivio della contrattualistica di acquisto
Supporto al team nelle fasi di onboarding e offboarding dei dipendenti (predisposizione di badge e device insieme all'HD)
Supporto alle attività amministrative
Esperienza
Gradita precedente esperienza, anche minima, in ruoli di back office, reception o supporto amministrativo
Interesse per l'ambito acquisti e la gestione dei fornitori
Ottima conoscenza del Pacchetto Office e della suite Google
Buona conoscenza della lingua inglese
Curiosità verso gli strumenti digitali e le soluzioni di intelligenza artificiale applicate ai processi di ufficio
Attenzione al dettaglio, pratico nella gestione di ordini e fornitori
Un ruolo dinamico e trasversale in una delle agenzie indipendenti più dinamiche d'Italia.
Un AI Lab attivo e una cultura interna orientata all'esplorazione e alla sperimentazione creativa.
Portfolio clienti stimolante, con brand leader in settori diversi.
Formazione, eventi, percorsi di sviluppo professionale e personale.
Tirocinio di 6 mesi (con possibilità di rinnovo)
Rimborso spese 600€
Buoni pasto da 7€
Smartworking 1gg/settimana