Executive Assistant

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Chi siamo

OMNIA hotels nasce dall’esperienza imprenditoriale della famiglia Lazzarini, attiva nel settore dell’ospitalità da oltre quarant’anni.

Oggi il gruppo conta otto hotel quattro stelle a Roma, ciascuno con una propria identità, accomunati da standard qualitativi elevati e da una visione condivisa dell’accoglienza.

Siamo una realtà costruita sul territorio, che si è sviluppata gradualmente senza perdere un approccio autentico e responsabile, che passa dalla cura quotidiana degli spazi all’attenzione verso i nostri ospiti.

Chi lavora nelle nostre strutture rappresenta un valore centrale: professionalità e senso di appartenenza sono gli elementi che rendono OMNIA hotels una realtà solida e riconoscibile.

La posizione

Per la nostra sede centrale di Roma ricerchiamo un’Executive Assistant da inserire nella Segreteria di Direzione. La risorsa affiancherà la Direzione nella gestione quotidiana delle attività organizzative, amministrative e documentali, seguendo le pratiche affidate, le relative scadenze e i rapporti con interlocutori interni ed esterni.

La posizione, di carattere fiduciario, richiede precisione, riservatezza, capacità organizzativa e attenzione costante al corretto avanzamento delle attività.

Di cosa ti occuperai

- Fornire supporto alla Direzione Centrale e alla Proprietà, gestendo agenda, appuntamenti, richieste operative e relativi follow-up;
- Gestire, con la massima riservatezza, le esigenze personali e familiari affidate dalla Proprietà, incluse incombenze amministrative e pagamenti autorizzati;
- Presidiare le caselle PEC, lo smistamento della documentazione proveniente dagli hotel e da soggetti esterni, l’archivio e i relativi scadenziari;
- Gestire le assicurazioni aziendali e personali, i sinistri e i rapporti con compagnie, intermediari e uffici peritali;
- Curare gli adempimenti relativi alle vetture aziendali e personali, tra cui tasse automobilistiche, revisioni, permessi ZTL e sanzioni;




- Supportare la gestione di immobili e condomìni aziendali e personali, mantenendo i rapporti con amministratori, tecnici e fornitori;
- Gestire i rapporti operativi con notai, avvocati, studi tecnici, professionisti e altri consulenti incaricati;
- Monitorare pratiche amministrative e autorizzative relative, tra l’altro, a occupazione di suolo pubblico, insegne e passi carrabili;
- Supportare la gestione documentale di utenze, certificazioni, documenti obbligatori, ispezioni, impianti fotovoltaici e pratiche relative all’apertura o all’acquisizione di nuove strutture;
- Predisporre modulistica aziendale relativa a fornitori, eventi, convenzioni, strutture alberghiere e questionari;
- Supportare la gestione operativa di pratiche e adempimenti attraverso i portali della Pubblica Amministrazione, curando le comunicazioni, la raccolta e il caricamento della documentazione richiesta e il raccordo con le funzioni e i professionisti coinvolti;
- Gestire attività quotidiane della Segreteria, occupandosi della corrispondenza elettronica e cartacea, della risposta e dello smistamento delle chiamate, dell’accoglienza degli ospiti e della preparazione delle sale riunioni, inclusi i servizi di cortesia connessi agli incontri;
- Fornire supporto organizzativo e documentale in occasione di assemblee, consigli e altri adempimenti societari.

Chi stiamo cercando

- Esperienza di almeno 3 anni come Executive Assistant o in ruoli analoghi;
- Capacità di gestire contemporaneamente attività, pratiche e scadenze differenti,



assicurandone il costante monitoraggio fino alla conclusione;
- Solide competenze nella gestione amministrativa e documentale, nell’organizzazione degli archivi e nei rapporti con professionisti, fornitori ed enti;
- Elevata precisione e capacità di trattare con discrezione informazioni, documenti e richieste di carattere riservato;
- Ottima padronanza della lingua italiana e capacità di predisporre comunicazioni professionali, chiare e formalmente corrette;
- Ottima conoscenza della lingua inglese;
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, della posta elettronica certificata e degli strumenti di archiviazione digitale;
- Esperienza nell’utilizzo dei portali telematici della Pubblica Amministrazione per la gestione e la trasmissione di pratiche, adempimenti e documentazione amministrativa;
- Patente di guida di categoria B e disponibilità a effettuare spostamenti presso le strutture del gruppo, studi professionali ed enti.

Cosa offriamo

- Contratto e inquadramento secondo il CCNL Turismo
- Inserimento in un atmosfera di lavoro collaborativo, fondato sul rispetto dei ruoli e delle responsabilità operative
- Accesso a un piano welfare aziendale tramite piattaforma dedicata
- Accesso a una piattaforma di convenzioni aziendali
- Assistenza sanitaria integrativa

Come candidarsi Per completare la candidatura è necessario svolgere il test di valutazione disponibile al seguente link:

https://app.getfairvalue.ai/candidatura/6cbfe157-b8f9-421d-93b1-6507d4dcc80c

Il completamento del test costituisce parte integrante del processo di selezione ed è necessario ai fini della valutazione della candidatura.

La posizione è aperta per la sede direzionale di OMNIA hotels. Le candidature saranno valutate in base ai requisiti richiesti.

Retribuzione: €24.000,00 - €30.000,00 all'anno

Benefit

- Assistenza sanitaria integrativa
- Convenzioni aziendali

Sede di lavoro: Di persona

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