Office Assistant

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**Company** Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design. Oltre all’Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile. **Job Title**
- **OFFICE ASSISTANT**_ **Mission** La mission della posizione è quella di supportare la sede di Milano (Presidenza) con l’obiettivo di garantire efficienza e l’organizzazione delle attività quotidiane che si svolgono presso l’ufficio. Il ruolo garantisce inoltre supporto all’Executive Assistant del Presidente nell’operatività delle mansioni previste dalla posizione. **Job** Le principali mansioni e responsabilità affidate alla posizione saranno le seguenti: - Confrontarsi quotidianamente con l’Executive Assistant del Presidente al fine di assicurare efficienza in tutti gli aspetti legati alla gestione delle attività d’ufficio
- Essere responsabile dell’apertura e della chiusura degli uffici della Presidenza, rispettandone gli orari di ingresso e uscita
- Organizzare le sale riunioni, predisponendo gli ambienti e le strumentazioni adeguate (ad es. allestire degli spazi, predisporre bevande per gli ospiti, preparare caffè, coordinarsi con i catering esterni, laddove sono previsti etc )
- Assicurarsi che gli uffici siano puliti e in ordine: controllare che i servizi igienici siano forniti di tutto il necessario (asciugamani, saponi etc ); verificare periodicamente che la dispensa sia sempre rifornita di bevande, snack etc
- Occuparsi degli acquisti per l’ufficio, quali, ad esempio,



la cancelleria e altro materiale necessario a garantire l’efficienza delle attività lavorative presso la Presidenza
- Supervisionare eventuali anomalie degli uffici, al fine di confrontarsi prontamente con l’Office Manager, così da mantenere l’efficienza e la sicurezza degli spazi (ad es. controllo della pulizia degli spazi, controllo estintori, assicurarsi che la rete Wi-Fi funzioni etc )
- Coordinarsi regolarmente con l’Executive Assistant per supportarla nella prenotazione di viaggi per la Presidenza (voli, alberghi, ristoranti etc ), confrontandosi anche, laddove richiesto, con l’agenzia viaggi esterna e con la collega che si occupa della gestione delle trasferte
- Gestione della nota spese della Presidenza La posizione risponderà all’Executive Assistant. Luogo di lavoro: Milano. **Skills**
- Persona di fiducia, integrità, riservatezza
- Ottima capacità di ascolto e spiccate doti relazionali
- Senso di responsabilità, precisione e affidabilità
- Eccezionali doti organizzative e di autonomia nello svolgere le mansioni affidate
- Massima flessibilità e disponibilità (dovrà essere presente in ufficio tutti i giorni, dal lunedì al venerdì)
- Buona conoscenza della lingua inglese
- Buona conoscenza del pacchetto Office e dimestichezza nell’utilizzo di Internet
- Preferibile precedente esperienza di circa 1 anno in un ruolo simile
- In possesso di un Diploma di scuola media superiore
- Necessaria residenza in Milano città
- In possesso di patente di guida **Offer** Prevista assunzione diretta in azienda. Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo determinato Agevolazioni: - Assistenza sanitaria integrativa
- Bevande gratis
- Cellulare aziendale
- Computer aziendale
- Convenzioni aziendali
- Sconti sui prodotti o servizi dell'azienda
- Snack gratis Disponibilità: - Dal lunedì al venerdì Retribuzione supplementare: - Premio di produzione
- Tredicesima

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