Assistant & Events Coordinator - Property Management

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COIMA REM S.r.l., società leader nello sviluppo e nella gestione immobiliare per conto di investitori istituzionali, ricerca una figura da inserire nella divisione di Property Management per la posizione di Assistant & Events Coordinator. Il ruolo sarà direttamente coinvolto in tutte le attività legate alla gestione del portafoglio immobiliare affidato. A diretto riporto del Key Account Property collaborerà in maniera trasversale con l’area Facility per gli aspetti manutentivi e con l’area Accounting per gli aspetti contabili/amministrativi.
Nel ruolo sarà fondamentale costruire e/o mantenere ottime relazioni con i diversi stakeholders inclusi clienti, organizzatori di eventi e fornitori specializzati.
**La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività**: - gestire operativamente la consegna e riconsegna di spazi (interni ed esterni) destinati a eventi, assicurando che siano conformi alle esigenze del cliente e in linea con gli standard qualitativi aziendali
- coordinare le attività di set-up e smontaggio degli eventi, monitorando il rispetto dei tempi e delle procedure operative
- redigere in fase di consegna e riconsegna gli appositi verbali di stato dei luoghi, con il supporto del Safety Manager
- coordinare eventuali ripristini necessari in seguito a danneggiamenti
- svolgere sopralluoghi negli Immobili per monitorare che la qualità dei servizi erogati soddisfi le aspettative del cliente, programmando e applicando, dove necessario e in accordo con il Key Account Property, gli interventi correttivi
- mantenere i rapporti con tutti i fornitori, monitorando la qualità dei servizi e il rispetto dei termini contrattuali
- garantire il corretto utilizzo della piattaforma di ticketing per la gestione delle richieste di intervento da parte di residenti e tenants




- redigere ordini e incarichi per fornitori e consulenti con verifica finalizzazione processo di firma e relativa archiviazione
- supportare il Key Account Property nell’iter di procedura di gara secondo standard Procurement (redazione della richiesta di offerta-tabulazione offerte di gara-report di raccomandazione-contratto)
- supportare il Key Account Property nella predisposizione del budget annuale di commessa da sottoporre all’approvazione del cliente
- supportare il Key Account Property nella gestione del budget di commessa valutandone gli scostamenti e proponendo eventuali azioni correttive
- supportare il cliente nel migliorare la redditività del portafoglio immobiliare, anche attraverso l’ottimizzazione dei costi operativi e l’incremento dei ricavi
- verificare che siano predisposti i report periodici previsti secondo gli SLA contrattuali **Le caratteristiche principali richieste sono**: - laurea in economia, ingegneria o architettura
- almeno 1 anno di esperienza in ruoli analoghi
- provenienza dal settore immobiliare (si valuta anche background in ambito event management)
- disciplina e reportistica periodica
- conoscenza dei processi di gestione immobiliare
- conoscenza di aspetti manutentivi a livello di soft services
- collaborazione e lavoro di squadra
- buona conoscenza della lingua inglese
- ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office
- costanza ed affidabilità **Sono inoltre richiesti**: - organizzazione, puntualità nello lo svolgimento delle attività ricorrenti (report, audit, site visit, riunioni interne, incontri con fornitori )
- autonomia nell’organizzazione del proprio lavoro
- ottime capacità relazionali per gestire i rapporti con diversi stakeholders
- disponibilità per eventuali sopralluoghi e consegne/riconsegne aree anche al di fuori del normale orario di lavoro Sede di lavoro Milano Centro.

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