Operations Office Assistant
Pubblicato il 23-08-2026 - Alpitronic in Bolzano
WAS SIE ERWARTET Unterstützung des Procurement-Teams bei Ausschreibungsprozessen durch die Vorbereitung, Prüfung und Koordination von Dokumentationen sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Anforderungen und Kundenspezifikationen. Unterstützung bei beschaffungsbezogenen Tätigkeiten, einschließlich der Kommunikation mit Lieferanten, der Verwaltung von Dokumentationen und administrativer Aufgaben. Definition, Optimierung und Pflege digitaler Ordnerstrukturen gemäß den 5S-Prinzipien, um eine effiziente Datenorganisation und einen einfachen teamübergreifenden Zugriff sicherzustellen. Koordination des Bestellprozesses für Visitenkarten durch die Erfassung von Anforderungen, die Überprüfung von Mitarbeiterdaten, die Abstimmung mit Marketing und externen Lieferanten sowie die Überwachung von Lieferterminen. Erstellung und Verteilung offizieller Mitteilungen an Lieferanten zu Zertifizierungen, Unternehmensrichtlinien, operativen Aktualisierungen und organisatorischen Bekanntmachungen. Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktoren,
einschließlich Kalenderkoordination, Nachverfolgung von Aufgaben, Vorbereitung von Dokumenten sowie vertraulicher administrativer Tätigkeiten. Vorbereitung von Besprechungsagenden, Präsentationen und der Nachverfolgung von Maßnahmen, um eine präzise Dokumentation und die effektive Kommunikation von Entscheidungen sicherzustellen. WAS SIE MITBRINGEN Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Supply Chain Management, Wirtschaftswissenschaften, Ingenieurwesen oder einem verwandten Fachgebiet bzw. eine vergleichbare Berufserfahrung. Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, im Einkauf, in der operativen Unterstützung, im Projektmanagement oder als Assistenz der Geschäftsleitung ist von Vorteil. Gutes Verständnis von Beschaffungsprozessen, Lieferantenmanagement, Ausschreibungsunterlagen und administrativen Abläufen. Ausgeprägte Organisationsfähigkeit mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und kurzfristig anfallende Au