Facilities and Administrative Assistant
Pubblicato il 25-08-2026 - QuidelOrtho in Milano
**The Opportunity**:
QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and do business in over 130 countries, providing answers with fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most - home to hospital, lab to clinic. Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all. **About QuidelOrtho Italy**
The Milan office represents the heart of QuidelOrtho Italia's corporate strategy. Our Italian organization is composed of about 70 people: 30% of the staff is based in the office and covers Finance, QRC, IT, People and Culture, General Services, Sales, Administration and Tender functions; the rest of the team is instead located throughout the country where, playing the role of Account Manager, Field Engineer or Laboratory Specialist, takes care of our customers, both from a commercial and technical-specialist point of view. Thanks to the strength of this structure, Italy ranks as the most profitable market among mature countries. Ortho can provide highly specialized support, guaranteeing the highest quality and reliability of the product and contributing every day to safeguarding the well-being of each patient.
**Your new role** As a Facilities and Administrative Assistant, you will play a key role in ensuring the smooth running of our office operations. You will be responsible for coordinating day-to-day administrative tasks, managing office supplies, organizing internal events, and ensuring the proper maintenance of office facilities. Your work will directly contribute to maintaining an efficient and welcoming work environment for the entire team. **What you'll be doing**
- Gestione delle attività di front-office e accoglienza ospiti
- Supporto nell’organizzazione e gestione di eventi aziendali di tutte le BU, tra cui congressi nazionali e locali, supportando i dipartimenti Marketing e Sales.
- Organizzazione e coordinamento di meeting aziendali, training sia di prodotto che di formazione, sia in sede che fuori sede.
- Inserimento ordini su piattaforma aziendale ARIBA (Telepass, buoni pasto, dichiarazioni fiscali 730, check-up e altre attività amministrative).
- Utilizzo della piattaforma Alanda per il monitoraggio e l'inserimento delle attività Sales/Marketing HCC.
- Gestione di eventuali multe relative alla movimentazione dei veicoli aziendali (drivers in/out) e mantenimento di un archivio aggiornato (questo lasciamolo ma forse lo faremo gestire da Arval direttamente).
- Gestione della corrispondenza e delle attività amministrative quotidiane legate al supporto dell’ufficio.
- Controllo e approvvigionamento di materiale per l’ufficio, gestendo acquisti e necessità quotidiane.
- Gestione e coordinamento della sala break, incluse attività di riordino food & beverage e organizzazione catering per meeting aziendali.
- Punto di riferimento per l’attivazione di interventi da parte di fornitori esterni in caso di problematiche all'interno degli uffici (manutenzioni e anomalie).
- Monitoraggio e verifica della qualità dei lavori di riparazione e manutenzione eseguiti dai fornitori esterni, inclusi gli impianti e la pulizia degli spazi.
- Supporto per aggiornamento Albi Fornitori, Caricamento in SAP dei contratti d’appalto per la contract compliance
- Supporto per la documentazione dei collaudi e conseguente fatturazione dei canoni di noleggio **What you'll need to succeed**
- Diploma di maturità o laurea breve
- Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente all’interno di una realtà aziendale strutturata e dinamica.
- Buona conoscenza della lingua inglese (livello intermedio).
- Competenze avanzate nell’utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Eccellenti capacità organizzative, gestione del tempo, proattività e multitasking.
- Esperienza nella gestione di eventi aziendali e nella coordinazione di attività amministrative e logistiche.
- Attitudine al problem solving e orientamento al cliente interno ed esterno.
- Ottime doti relazionali e capacità di lavorare in team. **Equal Opportunity** LI-AM1