Executive Support & Operations Coordinator

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UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.

La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro snello tra team interni, collaboratori e partner esterni.

Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo, per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite.

Responsabilità principali

- Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.
- Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
- Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.
- Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni, inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.
- Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.
- Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.
- Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.
- Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.
- Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo chiaro e funzionale.




- Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti speciali in fase di sviluppo.
- Coordinamento delle task condivise, monitoraggio delle scadenze e gestione dei reminder relativi alle attività giornaliere e settimanali.
- Supporto nel follow-up delle attività assegnate ai diversi interlocutori interni ed esterni.
- Sviluppo, formalizzazione e aggiornamento di procedure e protocolli operativi interni, con l'obiettivo di rendere i processi aziendali più efficienti e strutturati.
- Preparazione, aggiornamento e adattamento di presentazioni, documenti e materiali aziendali.
- Supporto operativo nella gestione e nell'adattamento di materiali grafici e visuali, destinati a presentazioni, progetti speciali, comunicazioni interne ed esterne e altre esigenze aziendali.
- Utilizzo della Adobe Creative Suite, in particolare:
- Photoshop per modifica, adattamento e ritocco di immagini, scontorni e preparazione di contenuti;
- Illustrator per gestione e modifica di elementi grafici e file vettoriali;
- InDesign per impaginazione e aggiornamento di presentazioni, documenti, cataloghi, brochure e materiali editoriali.
- Interfaccia operativa con i diversi reparti aziendali e con fornitori e partner esterni per garantire il corretto avanzamento delle attività.





Requisiti – Profilo ideale

- Ottime capacità organizzative, gestionali e di coordinamento.
- Precisione, attenzione al dettaglio e capacità di lavorare con metodo.
- Capacità di individuare e gestire le priorità, sia nelle comunicazioni sia nei progetti.
- Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
- Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office e degli strumenti Apple, con particolare riferimento ad Apple Numbers, Pages e Keynote.
- Buona conoscenza di Numbers per Mac, con capacità di creare e gestire fogli di lavoro, database, tabelle, filtri, formule e organizzazione strutturata dei dati.
- Buona conoscenza dei principali strumenti digitali di lavoro, archiviazione e collaborazione.
- Buona padronanza della Adobe Creative Suite, in particolare Photoshop, Illustrator e InDesign, con capacità di intervenire autonomamente su materiali grafici esistenti e realizzare semplici elaborati a supporto delle esigenze aziendali.
- Forte senso di responsabilità, affidabilità e riservatezza.
- Approccio proattivo e orientato alla risoluzione dei problemi.
- Capacità di adattarsi rapidamente a contesti, interlocutori e priorità differenti.
- Capacità di lavorare in autonomia, mantenendo al tempo stesso un costante coordinamento con il team.
- Attitudine a gestire contemporaneamente attività operative, organizzative e relazionali.
- Buone capacità comunicative e predisposizione a interfacciarsi con interlocutori interni ed esterni.

Sede di lavoro: Milano

Tipologia di inserimento: Stage curriculare o extracurriculare.

Retribuzione: È previsto un rimborso spese, con modalità definite in base alla tipologia di stage

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