Executive Assistant & Office Manager
Pubblicato il 27-08-2026 - Altro in Palermo
Informazioni sul lavoro Executive Assistant & Office Manager
Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.
Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficio
Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente strutturato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.
Responsabilità
Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.
Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda
Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.
Gestione dell'ufficio
Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
Coordinarsi con i fornitori di servizi.
Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.
Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
Punto di contchì e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.
Competenze e qualifiche
Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).
Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.
Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)