Office Assistant

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ANDERSEN ITALIA - Società tra avvocati - per la propria sede di Roma seleziona una figura di OFFICE ASSISTANT con importante focus su attività di Segreteria Societaria. Il profilo ricercato risulta di elevato standing, con responsabilità del presidio operativo della segreteria societaria e, al contempo, del coordinamento delle principali attività organizzative della sede. La figura dovrà essere un punto di riferimento affidabile, capace di operare in autonomia, precisione e discrezione, in costante accordo con i professionisti di studio e la responsabile di sede. **Responsabilità principali**: - Gestione strutturata e proattiva delle agende dei professionisti, con ottimizzazione delle priorità e coordinamento degli impegni, anche in relazione ai fabbisogni della sede;
- Pianificazione, organizzazione e coordinamento di riunioni, call e trasferte, interfacciandosi con le figure corrispondenti di altre sedi quando necessario;
- Redazione, revisione e impaginazione di documentazione societaria, legale e fiscale, nel rispetto degli standard qualitativi della Società;
- Gestione qualificata della corrispondenza e delle comunicazioni, fungendo da filtro efficace e garantendo tempestività e coerenza;
- Predisposizione delle bozze di lettere di incarico e gestione del relativo iter interno di revisione/approvazione;
- Caricamento e aggiornamento dei mandati sul gestionale di studio, assicurando correttezza dei dati e archiviazione della documentazione a supporto;
- Supporto operativo alle attività di segreteria societaria, inclusa la predisposizione di verbali,



archiviazione documentale e gestione delle pratiche amministrative;
- Accoglienza e gestione di clienti e interlocutori istituzionali, garantendo un’interazione puntuale e professionale, in linea con gli standard della Società;
- Coordinamento con team interni e interlocutori esterni, anche a livello internazionale;
- Monitoraggio puntuale delle scadenze e presidio delle attività operative, con capacità di anticipare criticità e garantire continuità organizzativa;
- Coordinamento operativo della sede: presidio delle attività quotidiane (front office, flussi documentali, supporto ai professionisti), assicurando continuità del servizio e ordine organizzativo;
- Gestione fornitori e servizi di sede: interfaccia con dipartimenti interni/fornitori/stakeholder a qualunque titolo coinvolti (facility, manutenzioni, cancelleria, corrieri), monitoraggio richieste/interventi e verifica dell’esecuzione secondo gli standard della Società;
- Presidio di procedure interne e scadenze di sede: supporto all’implementazione e rispetto delle prassi (archiviazione, protocolli, organizzazione spazi/meeting), con monitoraggio tempestivo e gestione preventiva delle criticità.



**Profilo ideale Requisiti (must-have)**
- Esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in studi strutturati;
- Eccellenti capacità organizzative e attenzione al dettaglio;
- Proattività e problem solving;
- Ottime doti relazionali e comunicative;
- Professionalità, riservatezza e standing adeguato;
- Ottima conoscenza della lingua inglese;
- Padronanza dei principali strumenti informatici e del pacchetto MS Office; costituisce titolo preferenziale la conoscenza del gestionale Profis.
- Buona conoscenza delle attività connesse alla partecipazione a bandi di lavori, servizi e forniture **Nota distintiva del ruolo**
- Cerchiamo una figura che non si limiti a gestire, ma che sappia interpretare il contesto: capace di anticipare esigenze, leggere le dinamiche della Società e muoversi con naturale autorevolezza, sempre in coordinamento con il responsabile di sede. Una presenza discreta ma determinante, capace di migliorare l’operatività quotidiana e la gestione delle relazioni, assicurando continuità e ordine organizzativo.
- Andersen promuove un ambiente di lavoro equo, inclusivo e rispettoso della dignità di ogni persona. Le selezioni si svolgono nel rispetto del principio di parità di genere e delle pari opportunità, in conformità con il D.Lgs. 198/2006 e la UNI/PdR 125:2022. _ Contratto di lavoro: Tempo completo, Tempo indeterminato Retribuzione: €40.000,00 - €45.000,00 all'anno Benefit: - Buoni pasto
- Computer aziendale
- Supporto allo sviluppo professionale Sede di lavoro: Di persona

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