Project Administrator/ Document Control
Pubblicato il 31-08-2026 - Castelfalfi in Firenze
Situata tra Pisa, Firenze e Siena, Castelfalfi è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo. Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare. Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.
Certificata Great
Place to Work ® , Castelfalfi conferma ogni giorno la propria attenzione al benessere delle persone, creando un ambiente in cui autenticità, eccellenza e cura reciproca convivono in armonia. Per supportare uno dei più importanti progetti residenziali della Tenuta, siamo alla ricerca di un/un a Project Coordinator Construction che supporti il Senior Project Manager nella gestione operativa di progetti in ambito hospitality e real estate, contribuendo al coordinamento delle attività di progettazione, approvvigionamento e costruzione, garantendo il corretto avanzamento del progetto in termini di tempi, qualità, costi e conformità agli standard aziendali.
Il ruolo funge da punto di raccordo tra progettisti, consulenti, appaltatori e stakeholder interni, assicurando un efficace flusso delle informazioni, il controllo della documentazione e la supervisione dei processi.
Principali compiti e responsabilità: Supporta la pianificazione delle attività di progetto (progettazione, iter autorizzativi, approvvigionamento, costruzione e consegna) Aggiorna i cronoprogrammi di progetto, monitora lo stato di avanzamento e prepara report periodici Redige i verbali delle riunioni, gestisce i follow-up e monitora l'attuazione delle decisioni prese Supporta la gestione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL), della contabilità lavori e della documentazione tecnica Supporta il coordinamento operativo dei progettisti (architetti,
ingegneri, interior designer, paesaggisti e consulenti specialistici) Raccoglie, verifica e archivia la documentazione progettuale Supporta il coordinamento interdisciplinare e l'individuazione/intercettazione delle interferenze progettuali (clash detection) Supporta la predisposizione delle richieste di offerta (RFQ/RDO), la raccolta delle offerte e la preparazione delle analisi comparative Affianca il Senior Project Manager nelle negoziazioni tecniche e commerciali con fornitori e appaltatori Verifica la documentazione tecnica dei fornitori (schede tecniche, campioni e mock-up) Partecipa ai sopralluoghi e alle visite di cantiere Supporta il controllo della qualità delle lavorazioni e dei materiali Verifica la conformità delle opere rispetto alle specifiche tecniche, agli standard aziendali e ai requisiti di progetto Supporta la gestione delle liste delle non conformità (snagging list) e delle attività necessarie al loro completamento Raccoglie la documentazion e as-bui lt, i manuali d'uso e manutenzione e le certificazioni degli impianti Supporta le attività di consegna del progetto alle funzioni di Facility Management e Operations Competenze richieste: Esperienza pregressa in ruoli tecnici o di coordinamento nel settore delle costruzioni e/o del real estate Conoscenza di base della normativa edilizia e della sicurezza nei cantieri (D.Lgs. 81/08). Buona conoscenza degli strumenti di pianificazione, monitoraggio e reporting. Capacità di leggere e interpretare elaborati tecnici e computi metrici.
Conoscenza di base degli impianti tecnologici. La familiarità con i processi BIM costituisce un requisito preferenziale. Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel. Buona conoscenza di AutoCAD.
Conoscenza di Microsoft Project o di strumenti equivalenti per la pianificazione. Ottima conoscenza della lingua italiana. Buona conoscenza della lingua inglese tecnica (livello minimo B2). Spiccate capacità organizzative.
Precisione e attenzione ai dettagli. Capacità di lavorare in team multidisciplinari. Proattività e orientamento al problem solving. Capacità di gestire contemporaneamente più attività e priorità. Ottime capacità di comunicazione, chiare e strutturate Condizioni contrattuali Contratto CCNL Turismo - Full Time oppure collaborazione in P.IVA.
Compenso annuo lordo a partire da €35.000,00, definito sulla base della seniority Vantaggi e vantaggi: Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo. Accesso a eventi riservati al personale Castelfalfi. Esperienze formative mirate, in base alle esigenze del ruolo e del team.
Agevolazioni su ristorazione, benessere e attività sportive all’interno del resort e della tenuta. Soluzioni di housing allowance riconosciute, ove previsto, al personale proveniente da fuori zona Dotazioni fornite: ~ Dotazioni professionali adeguate alle esigenze del ruolo svolto.
Sede di lavoro: Castelfalfi (FI). È richiesto il possesso del diritto legale di lavorare in Italia.La presente selezione è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità, nonché a persone di ogni età e nazionalità, nel rispetto delle disposizioni di legge. Le candidature dovranno essere trasmesse a (email hidden), corredate da autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018