Business and Operations Manager

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Business and Operations Manager

St. Paul's Within the Walls

Rome, Italy

About St. Paul's Within the Walls

St. Paul's Within the Walls is a historic Episcopal church located on Via Nazionale in the heart of Rome. In addition to its worship ministry, the church manages a complex historic property that includes offices, residential space, meeting rooms, event venues, and facilities used by the wider community.

St. Paul's also operates the Joel Nafuma Refugee Center (JNRC), a major ministry serving refugees and asylum seekers. The church is currently exploring the possible establishment of JNRC as a separate Italian Third Sector entity (Fondazione ETS). During this period, St. Paul's and JNRC will continue to share some administrative and operational systems, while the long-term division of responsibilities is developed.

St. Paul's receives income from a diverse mix of donations, facility use, investment income, program activity, and other sources. JNRC also receives donations and grants supporting its refugee ministry.

Position Summary The Business and Operations Manager is the principal staff person responsible for the day-to-day financial administration and operational coordination of St. Paul's Within the Walls. The Manager works closely with the Rector, Treasurer, Vestry (local Board), staff, and external professional advisers to ensure that the church's financial, administrative, property, and operational systems are accurate, efficient, and well organized.

During an anticipated period of organizational transition, the Manager will also support the financial and administrative operations of JNRC. If JNRC becomes a separate Fondazione ETS, some responsibilities currently shared between St. Paul's and JNRC may transfer to the new entity. The scope of this position may therefore evolve over time, with the Manager's primary long-term responsibility remaining the operations of St. Paul's and any agreed shared services.

This is a hands-on management position. The successful candidate will combine strong financial and administrative skills with practical operational judgment, attention to detail, and the ability to coordinate effectively with consultants, vendors, tenants, staff, volunteers, and church leadership.

What Success Looks Like

During the first year, the Business and Operations Manager will:

· Produce accurate and timely monthly financial reporting for St. Paul’s and, during the transition period, JNRC.

· Improve budgeting, cash-flow monitoring, and financial forecasting.

· Strengthen internal controls, documentation, approval processes, and record keeping.

· Improve the organization of contracts, vendors, leases, rentals, and property-related records.

· Coordinate effectively with the commercialista, payroll/labor consultant, legal advisers, and other external professionals.

· Help clarify which administrative functions should remain with St. Paul’s, move to a future JNRC Fondazione ETS, or be provided as shared services.

· Build strong and collaborative working relationships with the Rector, Treasurer, staff, Vestry, JNRC leadership, tenants, vendors, and community partners.

Primary ResponsibilitiesFinancial Administration

· Oversee day-to-day financial administration for St. Paul’s.

· Prepare monthly financial statements and management reports in coordination with the Treasurer and external accountant.

· Assist with preparation of the annual operating budget and periodic forecasts.

· Monitor revenues, expenses, cash flow, and budget variances.

· Maintain clear documentation of restricted and designated funds.

· Coordinate audit or external review preparation as required.

· Work closely with external accounting, payroll, labor, banking, insurance, and legal professionals.

JNRC Transition Support

· Support JNRC financial and administrative operations during the transition period.

· Maintain appropriate separation and reporting of JNRC and church funds and activities.

· Assist leadership and professional advisers in preparing for a possible Fondazione ETS structure, including the identification of contracts, accounts, payroll functions, grants, assets, and administrative systems that may need to transfer or be separated.

· Help establish practical shared-service arrangements between St. Paul’s and a future JNRC entity, if appropriate.

· Work cooperatively with JNRC leadership and any future foundation administration during the transition.

Operations, Property and Administration

· Coordinate the church’s administrative systems and organizational records.

· Oversee contracts, facility use, commercial use of church property, and relationships with tenants and outside users.

· Maintain relationships with vendors, contractors, maintenance providers, and service companies.

· Assist with facilities planning, purchasing, insurance matters, and operational risk management.

· Help coordinate projects involving the church property, offices, residential spaces, events, and other operational needs.

· Develop and maintain clear procedures so that routine administrative and operational responsibilities do not depend on a single individual.

Payroll, HR Administration and Compliance

· Coordinate payroll administration with the church’s external labor/payroll consultant.

· Maintain employment, contractor, and personnel documentation in coordination with professional advisers.

· Help ensure that required administrative and employment procedures are followed.

· Maintain appropriate financial controls, approvals, and documentation.

· Coordinate required filings and documentation with external advisers rather than serving as the church’s legal or tax expert.

Support for Fundraising and Stewardship

· Maintain financial systems that support donations, restricted gifts, campaigns, grants, and donor reporting.

· Provide financial information required by leadership, donors, and grantmakers.

· Support accurate reporting for designated funds, endowment activity, and major projects.

· Work with leadership to improve financial information available for fundraising and stewardship.

Strategic and Operational Partnership

Serve as a trusted operational partner to the Rector and Treasurer by providing:

· financial analysis and budget projections

· cash-flow and scenario planning

· operational recommendations





· risk identification and follow-up

· practical implementation of Vestry and leadership decisions

QualificationsRequired

· Degree or professional training in Accounting, Finance, Business Administration, Management, or a related field, or equivalent professional experience.

· Progressively responsible experience in financial administration, business operations, property administration, or a comparable field.

· Fluency in Italian and strong professional English.

· Experience preparing budgets, financial reports, and management information.

· Strong Excel and Microsoft Office skills.

· Excellent organizational skills and ability to manage multiple priorities.

· Ability to work independently while collaborating closely with leadership and outside professionals.

· Ability to maintain strict confidentiality.

· Authorization to work in Italy.

Preferred

· Experience in nonprofit, church, foundation, or Third Sector administration.

· Familiarity with Italian employment, nonprofit, or ETS administrative requirements.

· Experience coordinating with a commercialista, consulente del lavoro, payroll provider, or legal adviser.

· Experience with property management, leases, facility rentals, vendors, or contractors.

· Experience with grants, restricted funds, donor systems, or nonprofit reporting.

Personal Qualities

· Integrity and discretion

· Sound judgment

· Initiative and practical problem solving

· Strong attention to detail

· Collaborative working style

· Clear communication

· Flexibility during organizational change

· Respect for and commitment to the mission of St. Paul’s and JNRC

Employment Information

· Reports to: Rector/Priest-in-Charge, working closely with the Treasurer

· Schedule: Full time, approximately 40 hours per week

· Location: Rome, Italy

· Contract: Initial fixed-term contract, with the intention of transition to a permanent contract following successful performance and review of the church’s evolving organizational structure

· Compensation: Commensurate with experience and the final contractual classification; RAL €35.000–€40.000

· Organizational development: The church is reviewing the long-term legal and administrative structure of JNRC, including the possible creation of a Fondazione ETS. Duties may therefore evolve as responsibilities are clarified between St. Paul’s and JNRC.

Responsabile Amministrazione e Operazioni

St. Paul's Within the Walls

Chi siamo

St. Paul's Within the Walls è una storica chiesa episcopale situata in Via Nazionale, nel cuore di Roma. Oltre alla propria attività di culto e ministero pastorale, la chiesa gestisce un complesso immobile storico che comprende uffici, spazi residenziali, sale riunioni, spazi per eventi, locali concessi in uso e strutture utilizzate dalla comunità più ampia.

St. Paul's gestisce inoltre il Joel Nafuma Refugee Center (JNRC), un'rilevante realtà impegnata nell'assistenza a rifugiati e richiedenti asilo. La chiesa sta attualmente valutando la possibile costituzione del JNRC come ente separato del Terzo Settore italiano (Fondazione ETS). Durante questa fase, St. Paul's e JNRC continueranno a condividere alcuni sistemi amministrativi e operativi, mentre verrà definita la futura suddivisione delle responsabilità.

Le entrate di St. Paul's provengono da una combinazione diversificata di donazioni, utilizzo e locazione degli spazi, eventi, redditi da investimenti, attività di programma e altre fonti. Il JNRC riceve inoltre donazioni e sovvenzioni a sostegno del proprio ministero con rifugiati e richiedenti asilo.

Sintesi della posizione

Il/la Responsabile Amministrazione e Operazioni è la principale figura dello staff responsabile dell'amministrazione finanziaria quotidiana e del coordinamento operativo di St. Paul's Within the Walls. Collabora a stretto contatto con il Rettore, il Tesoriere, la Vestry (consiglio direttivo locale), lo staff e i consulenti professionali esterni per garantire che i sistemi finanziari, amministrativi, immobiliari e operativi della chiesa siano accurati, efficienti e ben organizzati.

Durante una prevista fase di transizione organizzativa, il/la Responsabile supporterà anche le operazioni finanziarie e amministrative del JNRC. Qualora il JNRC venga costituito come Fondazione ETS separata, alcune responsabilità attualmente condivise tra St. Paul's e JNRC potranno essere trasferite al nuovo ente.

L'ambito della posizione potrà pertanto evolvere nel tempo, mantenendo come responsabilità principale di lungo periodo le operazioni di St. Paul's e gli eventuali servizi condivisi concordati tra le due organizzazioni.

Si tratta di un ruolo gestionale operativo e concreto. Il/la candidato/a ideale unirà solide competenze finanziarie e amministrative a buon senso operativo, attenzione ai dettagli e capacità di coordinarsi efficacemente con consulenti, fornitori, locatari, personale, volontari e leadership della chiesa.

Obiettivi del primo anno

Nel corso del primo anno, il/la Responsabile Amministrazione e Operazioni dovrà:

· Produrre una reportistica finanziaria mensile accurata e puntuale per St. Paul’s e, durante la fase di transizione, per il JNRC.

· Migliorare budgeting, monitoraggio della liquidità e previsioni finanziarie.

· Rafforzare controlli interni, documentazione, processi autorizzativi e archiviazione.

· Migliorare la gestione di contratti, fornitori, locazioni, utilizzo degli spazi e documentazione immobiliare.

· Coordinarsi efficacemente con commercialista, consulente del lavoro, consulenti legali e altri professionisti esterni.

· Contribuire a chiarire quali funzioni amministrative debbano rimanere in St. Paul’s, passare a una futura Fondazione ETS del JNRC oppure essere gestite come servizi condivisi.

· Costruire relazioni di lavoro solide e collaborative con Rettore, Tesoriere, staff, Vestry, leadership JNRC, locatari, fornitori e partner della comunità.





Principali responsabilitàAmministrazione finanziaria

· Sovrintendere all’amministrazione finanziaria quotidiana di St. Paul’s.

· Predisporre rendiconti finanziari mensili e report gestionali in coordinamento con il Tesoriere e il commercialista.

· Collaborare alla preparazione del budget operativo annuale e delle previsioni periodiche.

· Monitorare entrate, spese, liquidità e scostamenti rispetto al budget.

· Mantenere una documentazione chiara dei fondi vincolati e con destinazione specifica.

· Coordinare la preparazione della documentazione necessaria per eventuali revisioni o controlli esterni.

· Collaborare strettamente con consulenti esterni in ambito contabile, paghe, lavoro, bancario, assicurativo e legale.

Supporto alla transizione del JNRC

· Supportare le operazioni finanziarie e amministrative del JNRC durante la fase di transizione.

· Mantenere un’adeguata separazione e rendicontazione dei fondi e delle attività del JNRC e della chiesa.

· Assistere la leadership e i consulenti professionali nella preparazione di una possibile struttura di Fondazione ETS, identificando contratti, conti, funzioni payroll, sovvenzioni, beni e sistemi amministrativi che potrebbero dover essere trasferiti o separati.

· Contribuire alla definizione di eventuali servizi condivisi tra St. Paul’s e una futura entità JNRC.

· Collaborare con la leadership del JNRC e con l’eventuale futura amministrazione della fondazione durante la transizione.

Operazioni, immobili e amministrazione

· Coordinare i sistemi amministrativi e gli archivi organizzativi della chiesa.

· Sovrintendere ai contratti, all’utilizzo e alla locazione degli spazi della chiesa e ai rapporti con locatari e utilizzatori esterni.

· Gestire i rapporti con fornitori, appaltatori, manutentori e società di servizi.

· Supportare la pianificazione delle strutture, gli acquisti, le questioni assicurative e la gestione dei rischi operativi.

· Contribuire al coordinamento di progetti relativi agli immobili, agli uffici, agli spazi residenziali, agli eventi e ad altre necessità operative.

· Sviluppare procedure chiare affinché le attività amministrative e operative ordinarie non dipendano da una sola persona.

Paghe, amministrazione del personale e conformità

· Coordinare l’amministrazione delle paghe con il consulente del lavoro/payroll esterno della chiesa.

· Mantenere la documentazione relativa a personale, collaboratori e contratti in coordinamento con i consulenti professionali.

· Contribuire a garantire il rispetto delle procedure amministrative e lavoristiche richieste.

· Mantenere adeguati controlli finanziari, autorizzazioni e documentazione.

· Coordinare adempimenti e documentazione con i consulenti esterni, senza sostituirsi al commercialista, al consulente del lavoro o al legale della chiesa.

Supporto alla raccolta fondi e alla stewardship

· Mantenere sistemi finanziari che supportino donazioni, fondi vincolati, campagne, sovvenzioni e rendicontazione ai donatori.

· Fornire le informazioni finanziarie richieste dalla leadership, dai donatori e dagli enti finanziatori.

· Supportare una rendicontazione accurata dei fondi designati, del patrimonio e dei principali progetti.

· Collaborare con la leadership per migliorare le informazioni finanziarie disponibili a supporto del fundraising e della stewardship.

Partnership strategica e operativa

Operare come partner di fiducia del Rettore e del Tesoriere fornendo:

· analisi finanziarie e proiezioni di bilancio

· pianificazione della liquidità e analisi di scenari

· raccomandazioni operative

· identificazione e monitoraggio dei rischi

· attuazione pratica delle decisioni della Vestry e della leadership

RequisitiRichiesti

· Laurea o formazione professionale in Contabilità, Finanza, Economia, Amministrazione aziendale, Management o disciplina affine, oppure esperienza professionale equivalente.

· Esperienza con responsabilità crescenti in amministrazione finanziaria, operations, gestione immobiliare o ambiti comparabili.

· Ottima conoscenza dell’italiano e buona conoscenza professionale dell’inglese.

· Esperienza nella preparazione di budget, report finanziari e informazioni gestionali.

· Ottima conoscenza di Excel e Microsoft Office.

· Eccellenti capacità organizzative e di gestione di più priorità contemporaneamente.

· Capacità di lavorare in autonomia collaborando strettamente con la leadership e con professionisti esterni.

· Capacità di garantire la massima riservatezza.

· Autorizzazione a lavorare in Italia.

Preferibili

· Esperienza in enti non profit, organizzazioni religiose, fondazioni o enti del Terzo Settore.

· Familiarità con gli aspetti amministrativi della normativa italiana in materia di lavoro, non profit o ETS.

· Esperienza nel coordinamento con commercialista, consulente del lavoro, provider payroll o consulente legale.

· Esperienza nella gestione immobiliare, locazioni, utilizzo di spazi, fornitori o appaltatori.

· Esperienza con sovvenzioni, fondi vincolati, sistemi per donatori o rendicontazione non profit.

Qualità personali

· Integrità e discrezione

· Buon giudizio

· Spirito d’iniziativa e capacità pratica di risolvere problemi

· Grande attenzione ai dettagli

· Stile di lavoro collaborativo

· Comunicazione chiara

· Flessibilità durante una fase di cambiamento organizzativo

· Rispetto e adesione alla missione di St. Paul’s e del JNRC

Informazioni sul rapporto di lavoro

· Riporta a: Rettore/Priest-in-Charge, in stretta collaborazione con il Tesoriere

· Orario: Tempo pieno, circa 40 ore settimanali

· Sede di lavoro: Roma, Italia

· Contratto: Contratto iniziale a tempo determinato, con l’intenzione di procedere successivamente a una trasformazione a tempo indeterminato in caso di esito positivo del rapporto e dopo una verifica dell’evoluzione della struttura organizzativa della chiesa

· Retribuzione: Commisurata all’esperienza e all’inquadramento contrattuale definitivo; RAL €35.000–€40.000

· Sviluppo organizzativo: La chiesa sta valutando la struttura giuridica e amministrativa di lungo periodo del JNRC, inclusa la possibile costituzione di una Fondazione ETS. Le responsabilità della posizione potranno pertanto evolvere man mano che verranno chiariti i compiti di St. Paul’s e del JNRC.

Job Types: Full-time, Temporary, Permanent

Pay: €35,000.00 - €40,000.00 per year

Work Location: In person

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