03 set - Milano
Medicilio
Office Manager
Ti piace vedere le persone sorridere, e renderle felici è una delle cose che ti riesce meglio. Ti entusiasma l’idea di dare vita a uno spazio nuovo e farlo diventare il cuore operativo e umano di un’azienda che cresce.
Credi che un ufficio non sia solo un luogo dove si lavora, ma il primo segnale della cultura di un’organizzazione: come accoglie, come funziona, come fa sentire le persone parte di qualcosa.
Hai la concretezza di chi sa gestire fornitori, budget e scadenze senza perdere un colpo, e la sensibilità di chi capisce che dietro ogni processo ci sono persone da mettere nelle condizioni di lavorare bene.
Se ti riconosci in quanto sopra, continua a leggere.
Chi è Medicilio
Medicilio è il partner scelto dalle principali strutture sanitarie italiane per offrire soluzioni di telemedicina e percorsi di cura territoriali. Ogni giorno rendiamo possibile il monitoraggio e la diagnosi a distanza di pazienti cronici e fragili, unendo tecnologia e contatto umano. Il nostro obiettivo è contribuire a migliorare la qualità della vita dei pazienti e a portare innovazione e sostenibilità al Servizio Sanitario Nazionale.
Il ruolo
Sarai il punto di riferimento operativo e organizzativo della nostra nuova sede milanese, Casa Medicilio. In una fase di forte crescita, sarai la persona che rende lo spazio funzionale, sicuro e accogliente, e che accompagna l’ufficio nel diventare un luogo di appartenenza per un team in espansione. È un ruolo che unisce gestione — fornitori, budget, sicurezza, forniture — e cura dell’esperienza quotidiana delle persone.
Cosa farai
Sarai il presidio operativo di Casa Medicilio:
- gestione degli spazi, delle forniture e del corretto funzionamento quotidiano della sede. Selezionerai e coordinerai i fornitori (pulizie, manutenzione, catering, reception, IT di base, utenze), negoziando condizioni e monitorando la qualità del servizio.
- gestione del budget operativo dell’ufficio, tracciando spese e ricorrenze e individuando margini di efficienza. Sarai il volto dell’accoglienza: gestione di ospiti, visitatori, corrieri e la logistica dei meeting e delle sale.
- gestione dell’onboarding fisico dei nuovi colleghi (postazione, dotazioni, accessi) in raccordo con HR e IT, perché il primo giorno sia impeccabile. Contribuirai a far vivere la community aziendale: rituali di ufficio, momenti di team, piccoli eventi interni, cura degli spazi comuni — tutto ciò che alimenta senso di appartenenza.
- supporto alla pianificazione degli spazi man mano che il team cresce, gestendo eventuali riorganizzazioni e nuovi allestimenti.
- supporto organizzativo alla leadership e ai team coordinando logistica, trasferte, appuntamenti e coordinamento.
Quali sono le competenze utili dell’Office Manager?
- Esperienza in ruoli di Office Management, Facility o Workplace Experience,
preferibilmente in contesti in crescita o multi team.
- Ottima capacità organizzativa e di gestione delle priorità, con autonomia nell’esecuzione.
- Dimestichezza con la gestione di fornitori, contratti e budget operativi.
- Forte orientamento al servizio e alla relazione, con la sensibilità di chi cura l’esperienza delle persone.
- Padronanza degli strumenti digitali di produttività e collaborazione.
- Attitudine proattiva: anticipare i problemi prima che diventino tali.
3 caratteristiche comuni a chi lavora in Medicilio
Energia: la passione e l’energia per quello che si fa possono sopperire ad ogni mancanza.
Umiltà: essendo proprio al confine dell’innovazione in sanità, è giusto e normale che non si sappia tutto e si abbia quindi l’umiltà di chiedere e studiare.
Scomodità: le domande e richieste scomode ma sensate sono da fare, non da evitare.Processo di selezione
- Primo incontro con Angela Pasanisi (HR Manager) e Valentina Gottlieb (Chief of Staff).
- Secondo confronto con il management team.
- Incontro finale con Mattia, Founder & CEO di Medicilio.
Contratto
Ruolo: Office Manager | Workplace & Community
Tipo di collaborazione: Tempo pieno, a tempo indeterminato
RAL: 26-32K in funzione di seniority ed estensione del ruolo
Sede: Casa Medicilio, Milano est (ruolo prevalentemente in presenza)
Contesto: scale-up health-tech ad alto impatto sociale.
Esperienza richiesta: mid-senior.
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