Office & Operations Assistant – Categorie Protette/99
Pubblicato il 03-09-2026 - Hays in Bologna
Bologna - L.***** Art.1
La tua nuova azienda Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna.
L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una resistente collaborazione tra le diverse funzioni aziendali.
La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.
Il tuo nuovo ruolo A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali.
Tra le principali attività: Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance; Aggiornamento e gestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia; Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative; Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne; Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR; Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni; Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative; Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive,
assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste; Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti; Interfaccia con i diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione; Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali.
Gestione Operativa e Coordinamento Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support); Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti; Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori; Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale; Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali; Organizzazione, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo; Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento; Predisposizione di presentazioni,
report e documentazione a supporto del management; Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni; Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.
Di cosa hai bisogno per aver successo Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.***** Art. 1); Diploma o Laurea; Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi; Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali; Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel; Buona conoscenza della lingua inglese; Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze; Ottime capacità organizzative e di coordinamento; Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio; Buone capacità comunicative e relazionali; Attitudine al problem solving e alla gestione di attività trasversali; Capacità di lavorare efficacemente sia in autonomia sia in team; Disponibilità a occasionali trasferte sul territorio nazionale.
Cosa avrai in cambio RAL: ****** € – ****** € 2 giorni di smart working a settimana Buoni pasto da 7 € Flessibilità oraria in entrata e uscita Inserimento in una realtà multinazionale strutturata e in continua evoluzione; Possibilità di lavorare a stretto contatto con il management aziendale e con interlocutori internazionali; Ambiente dinamico, collaborativo e orientato alla crescita professionale.
Cosa devi fare ora Se sei interessato a questa opportunità, clicca su "Candidarsi ora" per inviare una copia aggiornata del tuo CV.
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LI-DNI