Office & Operations Assistant - Categorie Protette/99
Pubblicato il 05-09-2026 - Hays in Bologna
Bologna - L.68/99 Art.1
La tua nuova azienda
Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna.
L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una forte collaborazione tra le diverse funzioni aziendali. La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.
Il tuo nuovo ruolo A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali.
Tra le principali attività
Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance
- Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance;
- Aggiornamento e gestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia;
- Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative;
- Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne;
- Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR;
- Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni;
- Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative;
- Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive, assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste;
- Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti;
- Interfaccia con i diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione;
- Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali.
Gestione Operativa e Coordinamento
- Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support);
- Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti;
- Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori;
- Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale;
- Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali;
- Organizzazione, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo;
- Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento;
- Predisposizione di presentazioni, report e documentazione a supporto del management;
- Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni;
- Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.
Di cosa hai bisogno per aver successo
- Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.68/99 Art. 1);
- Diploma o Laurea;
- Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi;
- Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali;
- Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel;
- Buona conoscenza della lingua inglese;
- Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze;
- Ottime capacità organizzative e di coordinamento;
- Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio;
- Buone capacità comunicative e relazionali;
- Attitudine al problem solving e alla gestione di attività trasversali;
- Capacità di lavorare efficacemente sia in autonomia sia in team;
- Disponibilità a occasionali trasferte sul territorio nazionale.
Cosa avrai in cambio
- RAL: 27.000 € – 35.000 €
- 2 giorni di smart working a settimana
- Buoni pasto da 7 €
- Flessibilità oraria in entrata e uscita
- Inserimento in una realtà multinazionale strutturata e in continua evoluzione;
- Possibilità di lavorare a stretto contatto con il management aziendale e con interlocutori internazionali;
- Ambiente dinamico, collaborativo e orientato alla crescita professionale.
Cosa devi fare ora
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